Les cinq dysfonctionnements d’une équipe : les connaître et y faire face

Une équipe se définit comme un groupe de personnes réunies pour accomplir ensemble un travail commun. Il n’est pas toujours simple, en tant que leader, de créer une équipe à partir des individualités de ses membres et de parvenir à souder celle-ci autour d’objectifs communs.

Dans son livre intitulé « The Five Dysfunctions of a Team », Patrick Lencioni décrit cinq problématiques qu’une équipe devrait connaître afin de progresser. Ces dysfonctionnements sont représentés par l’auteur sous la forme d’une pyramide, chacun s’auto-alimentant.

Julie Chatharoo Vigne, Scrum Master chez Wemanity utilise cet outil en entreprise pour aider à lever les obstacles dans le cadre du travail collaboratif.

1. Le manque de confiance, un frein évident à la communication

À la base de la pyramide se trouve le plus important des dysfonctionnements d’une équipe : le manque de confiance.

En tant qu’humain, afin de se protéger, la réaction naturelle de tout un chacun dans un environnement hostile est de se renfermer et de ne pas se rendre vulnérable. Cela se traduit par ne pas partager ses sentiments et préoccupations personnelles, cacher ses erreurs ou encore préférer travailler seul au lieu de bénéficier des compétences collaboratives.

Ce manque de confiance mutuelle peut entraver la communication au sein de l’équipe et empêcher une bonne collaboration. Il est donc important d’être attentif aux personnes qui sont en retrait, qui cachent leurs erreurs ou font tout pour faire bonne impression. Ces signes peuvent indiquer un manque de confiance dans l’équipe.

Julie Chatharoo Vigne, Scrum Master Wemanity propose quelques bonnes pratiques visant à améliorer la communication et la confiance des membres de l’équipe :

Établir une culture de la transparence

• Instaurez une culture de la transparence en encourageant les membres de l’équipe à être ouverts et honnêtes au sujet de leurs pensées, sentiments et préoccupations. 
• Soignez votre communication envers les membres de l’équipe en utilisant par exemple la méthode du manager agile : la Communication Non Violente (CNV) afin d’éviter que la transparence ne fasse plus de mal que de bien.
• Embarquez tous les individus lors des prises de décisions influençant l’équipe et partagez régulièrement avec vos collaborateurs.
• Écoutez attentivement les préoccupations de vos collaborateurs et plus largement des parties prenantes faisant partie de l’écosystème de votre équipe.

Le bénéfice de l’écoute active

L’écoute active est une technique de communication qui favorise le contenu émotionnel d’une conversation plutôt que son contenu intellectuel. Elle consiste à percevoir à la fois le verbal et le non-verbal. Encouragez chaque membre de l’équipe à pratiquer l’écoute active : questions ouvertes, reformulation, attention portée au non-verbal.

Cette technique améliore les relations entre les membres de l’équipe, car elle montre que chacun est attentif à ce que dit l’autre. En ce sens, le questionnement et la reformulation permettent de s’assurer que l’autre personne a bien compris le message et d’éviter ainsi tout malentendu.

L’écoute active renforce la confiance en montrant que les idées et les points de vue de chacun sont appréciés et respectés. Son objectif est d’aider à résoudre les problèmes, d’éviter les répétitions et les malentendus et donc de contribuer à résoudre les situations de conflit au sein de l’équipe.

Le feedback contribue à créer un climat de confiance

L’instauration de la confiance au sein d’une équipe passe également par le feedback. Le fait de donner du feed-back contribue à renforcer la confiance et la cohésion de l’équipe.

Lorsqu’un membre de l’équipe remercie un collègue pour son aide lors du dernier sprint, par exemple, il renforce les liens entre les membres de l’équipe.

De même, lorsque des sponsors ou des utilisateurs font part à l’équipe de leur satisfaction quant à la qualité du travail effectué et à la bonne compréhension de leurs besoins, cela renforce la confiance entre l’écosystème de l’équipe et l’équipe.

Dans le cas d’un feedback constructif, c’est-à-dire lorsque l’on donne un retour « négatif » à quelqu’un, il est préférable de le faire en face à face, d’être sincère, d’étayer le retour par des faits et, surtout, d’écouter l’autre personne avec bienveillance. Ce qui importe, ce n’est pas de donner son avis, mais de fournir à l’autre personne des informations utiles et complémentaires.

2. La peur de se confronter aux autres

L’absence de confiance au sein d’une équipe entraîne une peur de la confrontation. Patrick Lencioni parle de « confrontation » dans un sens productif, sous la forme de débats sur des idées ou des perspectives différentes.

Si les membres de l’équipe ont peur de s’exprimer, les tensions peuvent s’accumuler et conduire à des idées cachées, au stress et à la frustration qui entraveront les performances de l’équipe.

Par exemple, un nouveau développeur peut ne pas être d’accord avec une solution technique proposée par ses collègues et entamer une discussion qui peut conduire à l’émergence de nouvelles solutions. De la même manière, un membre de l’équipe peut évoquer un problème de communication avec plusieurs membres de l’équipe lors d’une rétrospective.

Si les membres de l’équipe ne sont pas en accord, un échange peut avoir lieu, chacun présentant ses arguments. Le débat devient productif lorsque chacun s’exprime et peut conduire à la résolution d’un conflit.

Julie Chatharoo Vigne, Scrum Master Wemanity propose des actions concrètes permettant de libérer la parole des membres de l’équipe et ainsi créer une vraie cohésion en son sein. 

Dans le cas d’un manque de communication, une solution trouvée par l’équipe a été de créer des points d’échanges hebdomadaires pour partager les informations et mettre chacun des membres de l’équipe au même niveau d’information.

Créer une charte d’équipe pour poser les bases du “Travailler ensemble”

La charte d’équipe définit les valeurs, les objectifs et les rôles de chaque membre de l’équipe ainsi que les règles de fonctionnement, de communication et de résolution des conflits au sein de l’équipe.

Cette charte peut être partagée avec la direction et les sponsors de votre équipe. Cela permet à toutes les parties prenantes :

• De comprendre le fonctionnement de l’équipe et de communiquer avec elle de manière appropriée.

• D’améliorer les performances de l’équipe et de renforcer son dynamisme et sa cohésion.

Quand Julie CHATHAROO VIGNE intègre une nouvelle équipe, dont les membres se connaissent peu et ont des difficultés à travailler ensemble et à communiquer, elle établit une charte d’équipe.

Grâce à cette charte, l’équipe peut s’aligner sur sa mission, identifier ses parties prenantes, déterminer ses critères de réussite, connaître les rôles de chacun, savoir comment résoudre les différends au sein de l’équipe, et enfin comment communiquer et partager ses idées.

Une rétrospective régulière pour s’améliorer

Une rétrospective régulière permet d’examiner l’organisation et la communication au sein du groupe et de mettre en évidence les problèmes. Les avantages d’une rétrospective sont notamment :

• Encourager chacun à se concentrer sur les problèmes et à ne pas s’attaquer ou se critiquer les uns les autres.
• Aider à identifier et à hiérarchiser les actions qui permettront de prévenir ou de résoudre les problèmes et donc d’améliorer la vie et l’organisation de l’équipe.

Des formats simples de rétrospective tels que DAKI, Starfish ou Speedboat peuvent être utilisés pour recueillir des informations et amener l’équipe à identifier des actions d’amélioration.

Il peut être intéressant d’utiliser la rétrospective comme un moment de partage et de socialisation autour d’événements calendaires ou d’anniversaires. Par exemple, le partage d’une galette de rois, de crêpes ou de chocolats contribue à la cohésion de l’équipe et renforce les liens.

3. Le manque d’engagement

Le troisième problème identifié par Lencioni est le manque d’engagement, lui-même amené par le manque de confiance et la crainte de s’opposer à un coéquipier. En effet, dès lors qu’une équipe ne parvient pas à créer une relation de confiance, elle ne peut se projeter vers un objectif commun. Il est important que chacun comprenne de quelle façon son travail contribue au succès d’un projet commun.  

Deux points seront détaillés ci-dessous : le respect des délais et la mise en place d’une culture de travail positive.

• Les délais irréalistes freinent l’implication

Avoir des délais irréalistes est une des causes du manque d’engagement. En effet, cela peut entraîner une pression trop importante, du découragement et de la frustration dans le cas où l’équipe ne parvient pas à les respecter. Enfin, cela peut impacter la qualité, car l’équipe peut être tentée de faire des compromis pour respecter les délais. 

 Au contraire, établir des délais réalistes et réalisables pour votre équipe favorise son engagement et sa performance. Il est primordial de tenir compte des compétences, disponibilités, contraintes de chacun. Dans le même temps, il est nécessaire de communiquer à l’équipe les attentes et les objectifs, ceci afin d’établir des objectifs raisonnables. Chacun se sentira entendu et respecté et dès le moment où les objectifs seront atteints, un cercle vertueux pourra se mettre en place, chacun s’investissant de plus en plus en voyant que les objectifs peuvent être atteints sans pour autant impacter l’efficacité et le moral de l’équipe.

• Encourager une culture de travail positive 

Créez une culture de travail positive qui valorise l’équipe, la communication ouverte et la croissance personnelle et professionnelle, car cela peut aider à renforcer l’engagement des membres de l’équipe.

Créez une culture de travail positive qui valorise l’équipe, la communication ouverte et la croissance personnelle et professionnelle, car cela peut aider à renforcer l’engagement des membres de l’équipe.

Favoriser une approche positive du travail peut consister à développer les compétences des collaborateurs et à démontrer son appréciation pour le travail réalisé et le dévouement des membres de l’équipe. Il s’agit de repenser le leadership et de véritablement reconnaître les efforts en récompensant les membres de son équipe. De même, encourager l’innovation et la créativité en accordant un temps libre durant la semaine est un moyen de renforcer l’engagement.

4. L’absence de responsabilité

Le manque de responsabilité résultant souvent d’autres dysfonctionnements est, selon Patrick Lencioni, un phénomène courant dans les équipes.

Par exemple, si les membres de l’équipe ne s’engagent pas à atteindre les objectifs, ils n’assument pas la responsabilité de la réalisation ou de l’échec de ces derniers. Il est nécessaire que chacun soit conscient de sa place et soit responsable de ses progrès et des obstacles qu’il rencontre.

Chacun est responsable de la progression de l’équipe

La réalisation des objectifs de l’équipe relève de la responsabilité de chacun de ses membres. Il incombe à chacun d’être conscient que ses progrès ont un impact positif ou négatif sur la réussite ou l’échec de l’équipe dans son ensemble. Les progrès d’une équipe peuvent être contrôlés en inspectant régulièrement les progrès réalisés. 

Le daily stand-up meeting est une mise à jour quotidienne organisée pour l’équipe et par l’équipe. Au cours de cette réunion de 15 minutes, chaque collaborateur fait part de ses progrès, des éventuels points de blocage et des problèmes rencontrés. Cette réunion permet d’identifier et de résoudre rapidement les problèmes, mais aussi de communiquer des informations importantes et, enfin, de prendre conscience d’une difficulté majeure qui pourrait empêcher la réalisation des objectifs. Le daily meeting peut être associé à l’utilisation d’un tableau de tâches tel que le scrumboard, scrumban ou kanban, qui permet de suivre l’avancement des tâches.

Encourager le travail collaboratif

Encourager les méthodes de travail collaboratives telles que le pair-programming. Cette méthode rend le binôme responsable du travail effectué. Elle favorise l’appropriation des actions d’amélioration identifiées au cours des rétrospectives en veillant à ce que les actions soient porteuses.

Prévoyez dans les plannings des ateliers de brainstorming ou de résolution de problèmes identifiés lors de rétrospectives, par exemple. Vous pouvez également créer un ou plusieurs canaux de communication Slack ou Teams propres aux tâches ou aux projets pour faciliter la communication entre les équipes, surtout si elles sont à distance.

5. L’inattention aux résultats

Le dernier des dysfonctionnements, se situant au sommet de la pyramide est l’inattention aux résultats.  Il s’agit du manque de focalisation sur les résultats et les objectifs au sein d’une équipe, ce qui peut nuire à l’efficacité et à la productivité de l’équipe.

L’inattention aux résultats peut prendre la forme d’un manque de responsabilisation et d’engagement dans la réalisation des objectifs de l’équipe, pouvant conduire les membres de l’équipe à se concentrer sur leurs objectifs individuels.

Créer une culture de la responsabilisation

Il est important de créer une culture de responsabilisation et d’engagement envers les résultats au sein de l’équipe et d’évaluer régulièrement les progrès réalisés. Cela peut se faire, par exemple, vous pouvez utiliser une communication régulière sur l’état d’avancement d’une feuille de route, le nombre de fonctionnalités achevées par rapport au nombre attendu par le Product Owner ou par le suivi de la hiérarchisation des tâches.

En effet, l’établissement de priorités et de délais pour les tâches peut contribuer à garantir que l’équipe travaille sur les éléments qui auront le plus d’impact sur les résultats.

Des objectifs clairs, mesurables et partagés

Sans visibilité des objectifs au sein de l’équipe, les membres risquent d’être désengagés ou démotivés, ce qui entraînera une baisse de la productivité et du moral.

Pour que chacun sache ce que l’on attend de lui, il est important de communiquer les objectifs. Le suivi régulier d’indicateurs spécifiques ou de progrès vers les objectifs lors d’une réunion spécifique peut permettre à l’équipe de rester concentrée sur les objectifs.

*Source : Patrick Lencioni, The five dysfunctions of a team

En résumé :

FAQ :