Nos 7 meilleures techniques pour faciliter une réunion

Nous passons près de 8h par semaine en réunion et près de ¾ d’entre elles sont jugées improductives. Peu importe le sujet ou les participants, toutes les réunions ont tendance à se ressembler. C’est comme si chaque nouvelle réunion était un remix de la précédente, avec quelques changements mineurs.

Vous êtes-vous déjà demandé comment rendre ces réunions plus efficaces, mais aussi plus engageantes pour les participants ?

Alors vous êtes au bon endroit !

Vous trouverez ici quelques astuces accumulées au fil des années et des expériences. Nous verrons pourquoi il est crucial de diversifier votre approche, et comment bien préparer vos réunions grâce à 7 techniques pratiques pour rendre vos réunions non seulement plus fluides, mais également plus intéressantes pour tous vos participants.

1. Les 3 missions clés d’un animateur de réunion

Avant d’aborder le « comment faire », comprenons d’abord le rôle de l’animateur.

Au cours d’une réunion, l’animateur endosse trois rôles essentiels :

Producteur : Assurer des résultats concrets et tangibles
Facilitateur : Favoriser des échanges fluides et efficaces
Régulateur : Maintenir le bon déroulement de la réunion en gérant le temps, et en s’assurant que les règles établies sont respectées

En somme, l’animateur doit garantir une participation équilibrée entre les participants, respecter le temps imparti et les règles pour produire des résultats concrets.

Pour cela, il dispose d’une palette de techniques à utiliser, que nous allons voir dès maintenant.

2. Avant la réunion : la préparation

Technique n°1 — Préparez un ordre du jour

Il est important de définir clairement l’objectif et les sujets à aborder. Pour cela, établissez un tableau comprenant chaque sujet, sa nature et le livrable attendu. Il vous permettra d’y voir plus clair sur les points importants à discuter :

Le sujet : en quelques mots, ce que vous devez aborder
La nature : s’agit-il d’une simple information ou d’un sujet à débattre ?
Le livrable : qu’attendez-vous comme résultat à la fin ? Une décision, des informations précises, autre chose ?

Ce type de tableau vous aidera à clarifier vos idées et à guider efficacement la discussion.

Astuce : rajoutez une case “Responsable” afin de pouvoir attribuer le sujet au bon collaborateur en fin de réunion.

C’est notamment grâce à un outil tel que celui-ci que vous mettrez fin aux réunions magiques, lors desquelles aucune décision n’est prise ou attribuée.

Technique n°2 — Établissez le modèle de réunion

En fonction des objectifs et des livrables attendus, définissez le modèle de réunion le plus approprié pour les sujets à aborder :

Pour les sujets purement informatifs, privilégiez des diapositives pour partager les informations de manière claire et concise.
Pour les sujets nécessitant de prendre des décisions, vous pouvez explorer divers outils tels que :
- Le brainstorming (pour la phase de conception)
- Le système de vote (pour trancher entre plusieurs options)
- Le mind mapping et bien d’autres..

3. Pendant la réunion : la facilitation

Technique n°3 — L’Icebreaker

Pour les réunions d’une durée d’1h30 ou plus, pensez à intégrer un icebreaker. Un icebreaker est une activité brise-glace utilisée au début d’une réunion pour encourager l’interaction, favoriser la détente et créer une atmosphère conviviale, permettant ainsi aux participants de mieux se connaître et de faciliter les échanges ultérieurs. Vous en trouverez une multitude sur internet, ou vous pouvez même en créer pour les plus inventifs !

Technique n°4 — Établir des règles de vie

Pour assurer le bon fonctionnement de la réunion, établissez quelques « règles de vie » que tous les participants doivent respecter. Quelques exemples :

Activer les caméras pour les réunions à distance
Respecter la parole de chacun (Astuce : utilisez l’option “lever la main” existante sur la plupart des outils de visioconférence)
Favoriser la bienveillance entre tous
Pas de jugement des idées entre collaborateurs

L’idée est avant tout d’avoir un cadre commun pour tous les participants, et pour vous d’avoir une maîtrise sur la réunion. Comme on dit souvent, celui qui fixe les règles en maîtrise le déroulement !

Attention cependant à ne pas en abuser ou à imposer des règles trop contraignantes, au risque de décourager les participants et de compromettre leur participation.

Technique n°5 — Fixer des délais et respecter le temps imparti

Les réunions d’équipe peuvent rapidement déborder et perdre en efficacité si elles ne sont pas correctement gérées. Grâce au planning établi lors de la Technique n°2, assurez-vous que les délais pour chaque points à l’ordre du jour sont bien respectés.

Si une discussion s’éternise, recentrez-la ou décidez de la reporter à une réunion ultérieure. Cela garantit la productivité et optimise le temps de chacun.

Technique n°6 — Encourager la participation active

Veillez à ce que tous les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour contribuer et s’exprimer lors de la réunion. Encouragez les idées et les opinions diverses, tout en veillant à ce qu’aucun participant ne domine la discussion.

Astuce : Vous pouvez utiliser des techniques telles que le tour de table pour permettre à chacun de s’exprimer et garantir une participation équilibrée.

Si vous connaissez bien vos participants, n’hésitez pas à les impliquer en leur posant des questions directes, telles que celle-ci : “Le sujet semble susciter de l’intérêt et des opinions variées. Et toi, Cyril, qu’en penses-tu ?”

Si à ce stade, certains participants ne semblent pas concernés par la réunion, il peut être utile de se poser la question de la pertinence de leur présence lors de celle-ci (cf notre article Comment maximiser ma contribution et choisir les réunions auxquelles je dois participer ? si cela vous intéresse).

4. En fin de réunion : comment la refermer efficacement

Technique n°7 — Clôturer par un résumé et une répartition des tâches

Après la réunion, prenez le temps de faire un résumé des discussions et des points notés, assurant ainsi que tous les participants repartent avec le même niveau d’information.

Pour chaque sujet abordé, attribuez un responsable et écrivez son nom dans la case prévue à cet effet dans le tableau. Ensuite, fixez des dates limites appropriées pour suivre leurs avancées. Cela garantira une meilleure prise en charge des actions décidées et une progression efficace vers les objectifs fixés.

Envoyez ce résumé par e-mail à tous les participants et aux parties prenantes concernées.

Astuce : Formalisez ce résumé le jour même pour éviter les oublis liés au temps qui passe.

5. Pour résumer

Le succès d’une réunion est très impacté sur notre implication et notre préparation personnelle.

Si nous devons résumer en quelques points :

Soyez créatifs dans la sélection des ateliers et des méthodes de travail.
Établissez un planning où chaque point a sa durée allouée (entre 5 et 30 minutes selon la complexité).
Utilisez des outils visuels pour illustrer les concepts, capturer les idées clés et suivre la progression des discussions. Cela maintient l’engagement des participants et favorise une meilleure compréhension collective.
Évitez les réunions trop longues tout en étant réaliste sur le temps nécessaire. En moyenne, ajoutez entre 10 et 15 minutes à votre estimation si vous avez plusieurs sujets à discuter.
N’oubliez pas d’engager vos collaborateurs en établissant un responsable chargé de suivre et de partager les avancées du sujet qui lui sera attribué.

Pour aller plus loin sur le sujet ou en cas de difficultés, n’hésitez à lire nos deux articles “Vos réunions n’aboutissent à rien, que faire?”, avec une première partie sur les outils que vous pouvez mettre en place, et une seconde sur les contenus que vous pouvez proposer.

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En résumé :

1. Quel est l’objectif de cet article ?

L’article vise à améliorer l’efficacité et l’engagement des participants lors des réunions, en proposant des techniques concrètes pour diversifier l’approche des réunions et les préparer efficacement.

2. Quelles sont les trois missions clés d’un animateur de réunion selon l’article ?

Les trois rôles essentiels d’un animateur de réunion sont : Producteur (assurer des résultats tangibles), Facilitateur (favoriser des échanges fluides), et Régulateur (maintenir le bon déroulement en gérant le temps et les règles).

3. Comment préparer efficacement une réunion ?

Il est conseillé de préparer un ordre du jour clair avec un tableau listant les sujets, leur nature et les livrables attendus. Cela inclut aussi l’attribution des responsabilités pour chaque sujet discuté.

4. Quelle technique peut aider à démarrer une réunion de manière engageante ?

L’utilisation d’un « Icebreaker », ou activité brise-glace, est recommandée pour les réunions d’une durée d’1h30 ou plus, afin de détendre l’atmosphère et encourager l’interaction entre les participants.

5. Quelles « règles de vie » sont suggérées pour le bon fonctionnement d’une réunion ?

Parmi les règles proposées, on trouve l’activation des caméras pour les réunions à distance, le respect de la parole de chacun, la bienveillance, et l’absence de jugement entre collaborateurs.