Vos réunions n’aboutissent à rien, que faire?

Nous animons tous des réunions, ou y participons, et nous en avons tous beaucoup trop dans nos agendas. Nous constatons que la plupart ne nous apportent rien ou s’éternisent. En moins de 10 minutes, vous allez découvrir dans ce premier article, huit outils qui vous aideront à rendre vos réunions professionnelles, associatives, communautaires et même familiales plus efficaces.

Ces outils vous aideront à réussir vos réunions avec un minimum d’effort. Et cet effort vaut bien tous les autres que nous faisons pour participer ou éviter des réunions que nous pensons inutiles ou trop fréquentes.
Dans les prochains articles nous aborderons comment rendre leur contenu plus attractif et comment en tant que participant choisir nos réunions et maximiser notre contribution

Mes réunions sont toujours plus longues que prévues, je n’arrive vraiment pas à faire autrement. Pour continuer à me démoraliser, j’ai peu de participation. Les quelques participants présents ne sont pas pour autant actifs et pour couronner le tout, qu’une décision soit prise ou non, rien ne se passe ensuite. Qu’est ce que je peux faire ?

Les processus ça embête tout le monde, moi le premier. En fait ils sont « chiants » quand ils ne sont pas adaptés ou encore quand ils sont réfléchis par quelqu’un qui pense connaître votre job mais qui ne s’en est pas inquiété, tout ça pour vous dire comment travailler. Bref, un processus est utile quand il est bien utilisé, pourtant sans, c’est rapidement le chaos. Alors soyons clair, pour qu’une réunion soit efficace il y a quelques techniques à connaître et à respecter.

Avant tout, gardez en tête qu’il existe deux phénomènes qui nous amènent à détester les réunions : leur nombre et leur contenu.

Et malheureusement les 2 sont liés. Si vos réunions ne sont pas bien préparées, le résultat attendu ne sera pas atteint et vous aurez le droit à d’autres réunions sur le même sujet, ainsi vous augmentez vos chances d’avoir un agenda encore plus chargé. Tout cela augmentant la probabilité d’avoir encore plus de réunion dont l’efficacité est à discuter !

Vous trouverez ici une proposition de plusieurs outils et techniques pour rendre vos réunions plus efficaces. Vous trouverez plus de détails dans les références jointes, et bien d’autres outils sur le net qui ne sont pas ici car je ne peux pas tous les citer. Je pense par exemple à la méthode des 7P pour préparer un workshop, au Starfish pour clôturer une réunion, aux 6 Chapeaux Bono pour traiter les problématiques etc…

1. Préparer vos réunions

Définir un Ordre du jour et l’objectif du meeting

Avant de commencer quoi que ce soit définissez clairement l’objectif de votre réunion. Que souhaitez vous atteindre ?

Un objectif doit être SMART(R) : Spécifié, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel (et Révisable). Qu’attendez vous donc de cette réunion de 2h, aurez vous le temps en 2 heures de tout aborder ? Et si en cours de réunion cet objectif vous ameniez à un autre résultat, que feriez vous ? Continueriez vous bille en tête sur votre objectif d’origine ?

Une fois votre objectif défini, construisez votre déroulé, celui qui va vous permettre d’atteindre cet objectif. Définissez à l’avance le temps que vous prévoyez pour chaque partie de votre ordre du jour. Si ça ne tient pas, réduisez le scope de votre réunion, allez à l’essentiel.

N’oubliez pas d’ajouter cet ordre du jour à votre invitation. Ainsi les participants pourront anticiper leurs actions, peut-être préparer des éléments et pourquoi pas décider de ne pas participer à votre meeting. La bienséance voudrait qu’ils vous préviennent et expriment la raison de leur non venue. Vendez votre réunion ! Rendez la attractive.

Choisir les participants

Inutile d’inviter tous vos collègues à toutes vos réunions. Il est tentant de se dire que tout le monde doit être informé, donc présent. Ceux qui doivent être informés pourront l’être grâce à votre compte rendu. Vous n’en faite pas ? Ha voilà peut-être une piste.

L’effet pervers d’inviter trop de participants sans qu’ils trouvent un intérêt à votre réunion est qu’ils ne reviendront pas les fois suivantes, même si ce coup-ci vous aviez vraiment besoin d’eux.

Inutile aussi d’inviter vos managers pour leur faire plaisir, ou qui que ce soit d’autre juste pour flatter les égos.

Alors de qui ai-je besoin ? That is the question.

Qui va apporter quelque chose à ma réunion en accord avec son objectif ?
Qui a quelque chose à apprendre / prendre de cette réunion ?
Qui doit être informé ?

N’invitez que les participants qui ont quelque chose à apporter ou à apprendre par rapport à votre objectif.

Limitez le nombre de participant au minimum vraiment utile.

Certains vous dirons de ne pas inviter les détracteurs. Je ne suis pas tout à fait de cet avis. Plus tôt vous incluez vos opposants à votre réunion, plus tôt vous pourrez les inviter à reconsidérer leur position. L’autre effet est qu’en ne les invitants pas, vous leur montrez clairement que vous les avez exclus et ils auront encore plus de raisons d’être opposés aux décisions prises en séance. Dans ce cas clarifiez les règles du jeux dès le début de la réunion, ayez un ordre du jour béton et utilisez les rôles délégués (voir plus bas).

2. Pendant vos réunions

Respecter les horaires

Les personnes présentent sont les bonnes personnes. Soyez vous même à l’heure à votre réunion, par respect pour les participants et pour montrer l’exemple. Passé les 5 minutes habituelles, commencez votre réunion même si tout le monde n’est pas encore arrivé. Les retardataires ou absent auront votre CR.

N’attendez pas les retardataires, ne recommencez surtout pas la réunion pour eux, cela ennuiera les présents, retardera votre réunion, et légitimerait leur retard ce qui leur donnerait la possibilité de recommencer. Indiquez simplement à quel point de votre ordre du jour vous en êtes. Ils rattraperont les wagons en cours de route et seront à l’heure la prochaine fois.

Et terminez à l’heure. De toute façon les participants ont déjà la tête dans leur réunion suivante, ils ne vous écoutent plus. Pour cela, timeboxez la réunion, timeboxez chaque sujet de votre ordre du jour.

Si vous n’avez pas atteint l’objectif de votre réunion demandez vous pourquoi et modifiez votre façon de conduire votre prochaine réunion.

Anticipez que vous ne pourrez pas obtenir une décision à tous vos points. Gardez 10 minutes avant de mettre fin à votre réunion à l’heure prévue et demandez à l’assistance comment elle veut procéder pour la suite : nouvelle réunion ? Ajouter du temps et combien à la réunion en cours ? Arrêter là, c’est suffisant à ce stade ?

Commencer la réunion par un Check in protocol

C’est un bon outil pour démarrer une réunion et connecter tout le monde à votre meeting dans une posture active.

L’idée est de donner la parole à chacun et de comprendre dans quel état d’esprit se trouvent chaque participant au démarrage de la réunion. Cela évitera quelques incompréhensions et amène de la transparence.

Avec le Check in protocol, chaque participant exprime brièvement quel est son sentiment à l’instant présent : Colère, Tristesse, Peur, Joie et éventuellement explique pourquoi.

Il confirme qu’il est bien présent à la réunion.

Le reste du groupe lui souhaite bienvenue.

Et pour rester actif et concentré, si vous réalisiez votre réunion debout ? Vous seriez surpris du résultat.

Utiliser les Rôles délégués

Le but est d’amener chaque participant à observer la réunion. En commençant cette action, une démarche de changement va s’enclencher. La question est : qui va observer, quand et quoi ?

Pour cela l’équipe va se répartir 4 rôles (les rôles peuvent tourner d’une réunion à l’autre).

Au démarrage de la réunion vous pourrez expliquer ce que sont les rôles délégués et les proposer aux volontaires. Vous n’avez pas de volontaire, faites un tirage au sort ou encore distribuez des cartes aléatoirement et expliquez ensuite quelle carte représente quel rôle.

Le participant (A ne pas oublier)

N’oublions pas le rôle du participant, qui est le plus important. Le participant « participe » du verbe participer, bref vous avez compris. Il donne ses idées, il écoute, il enrichit celles des autres par les siennes.

Le participant est autant responsable que le leader de la réunion du succès de celle-ci. Il aide à atteindre l’objectif, à tenir dans le temps imparti et à rester focus sur le sujet.

Le participant est dans une démarche d’écoute active, il ne coupe pas la parole, il respecte les idées de chacun, et laisse ses croyances de côté.

Le Cadenceur

Il aide à respecter une des règles des réunions efficaces : le respect des délais et délivrer l’objectif dans les temps.

Grâce à lui les réunions démarrent et se terminent à l’heure.

Le cadenceur n’est pas propriétaire du temps, ni même gardien du temps (ce n’est pas le sien, c’est celui de l’équipe).

Il rappel régulièrement à l’équipe combien de temps il reste pour qu’elle puisse, en toute autonomie et responsabilité ajuster son fonctionnement.

Il indique également combien de temps est prévu pour chaque point de l’ordre du jour.

Il mentionne quand le temps est écoulé et demande alors à l’équipe de décider

si elle veut ajouter du temps et combien
ou de placer un nouveau meeting
ou si elle souhaite arrêter là et passer au sujet suivant.

Le Facilitateur

Il veille à une participation active et équilibrée de chacun. Il donne la parole au besoin, questionne, écoute, reformule, fait en sorte que tout le monde participe dans un climat positif et que les participants soient dans de bonnes dispositions les uns envers les autres

Il est plus facile de différencier le rôle du Facilitateur lorsqu’il est debout, du rôle de participant lorsqu’il est assis.

Le Facilitateur peut synthétiser en séance les décisions prises. Il est également bienvenu qu’il recadre les discussions lorsqu’elles s’éloignent de l’objectif de la réunion.

Le Pousse décision

Le Catalyseur va aider et rappeler aux membres de l’équipe qu’ils sont là pour prendre une décision.

Il va rédiger pendant le meeting un compte rendu des points clés et des décisions prises.

La bonne idée est de projeter quand c’est possible, le compte rendu en cours de rédaction.

Le compte rendu est ainsi immédiatement validé et envoyé à qui de droit en fin de réunion.

Un autre point important est de définir pour chaque décision

Qui est en charge ?
Pour quand ?

Optionnel : Le Co-Coach

Le coach de séance observe le meeting avec un peu plus de recul. En fin de séance il donne rapidement son feedback à l’équipe.

Il est bien alors de prévoir un peu de temps en fin de réunion pour faire ce feedback.

Il est possible de le remplacer par l’utilisation du ROTI (voir plus bas dans l’article) qui engage toute l’équipe dans cette réflexion d’amélioration continue.

Ce rôle peut être naturellement rempli par le Facilitateur.

Attention, rappelons que ces rôles ne donnent aucun pouvoir. Chacun est avant tout un participant.

Les rôles délégués sont là pour aider l’équipe, pas pour la diriger.

Faire converger vers une décision

Les discussions peuvent durer indéfiniment. La sanction est immédiate, aucune décision n’est alors prise.

Une solution est de demander à chaque participant d’exposer rapidement ses points pour et ses points contre.

Chaque participant s’exprime, les autres écoutent sans couper la parole et attendent pour s’exprimer à leur tour.

Suite à ce tour de table, procéder à un vote. Rappelez vous que les personnes présentes sont les bonnes personnes.

Les décisions qui sont prises le sont avec les connaissances que vous avez à l’instant T. Vous aurez beaucoup de mal à tout savoir et à récolter toutes les informations pour être sur et certain de votre décision. Prenez une décision, ajustez la ensuite avec vos nouvelles connaissances.

Par exemple vous pouvez utiliser le protocole “décider” :

Chaque participant vote avec sa main.
- Pouce vers le haut si je suis d’accord
- Main à plat si je me range du côté de la majorité, je pourrais vivre avec la décision
- Pouce vers le bas si je m’oppose à la décision
Chaque opposant explique pourquoi il est contre et ce qui pourrait le mettre d’accord.
Ajustez la décision si nécessaire
Procédez à un nouveau vote
Dans tous les cas s’il y a une majorité de contre, la proposition est refusée.

3. Après vos réunions

Et le Compte Rendu ?

Oui c’est barbant d’écrire un compte rendu, mais OUI c’est pourtant super utile.

Si vous utilisez les rôles délégués il se fera quasiment tout seul.

N’oubliez surtout pas, pour chacune des décisions, de définir qui va les porter, pour quand et comment vous pourrez savoir que c’est fait.

Sans cela et sans compte rendu vous obtenez des réunions que j’appelle « magiques » (voir article …). Elles sont magiques parce que tout le monde pense que suite à cette réunion, ça y est c’est fait !! Jusqu’à la prochaine réunion …

Inutile d’avoir un compte rendu qui ressemble aux minutes d’un procès. Un compte rendu avec les actions et décisions prises devrait être suffisant.

Finir la réunion par un feedback

Le feedback est important, il permet de se mettre dans une dynamique d’amélioration continue. Une façon simple de réaliser un feedback est d’utiliser l’outil « ROTI » (Return on time invested). Une fois de plus vous allez utiliser vos doigts pour voter.

Demandez aux participants d’apprécier la réunion entre 1 et 5.

J’ai perdu mon temps je n’ai rien appris je vois plusieurs axes d’amélioration
Je vois au moins 3 axes d’amélioration
Jje vois au moins 2 axes d’amélioration
Je vois au moins 1 axes d’amélioration
Super j’ai appris quelque chose, je n’ai pas perdu mon temps.

Demandez ensuite aux participants ce qui pourrait permettre d’améliorer la prochaine réunion.

Il existe aussi un très bon outil en ligne que je vous conseille : https://roti.express/
Il suffit aux participants de flasher un code et de voter. Il vous permet d’afficher en direct les feedback aux participants.

4. Conclusion

Par quoi commencer ?

J’espère que ces outils vous seront utiles.

Vous n’êtes peut-être pas obligé de tous les utiliser tout de suite, vous pouvez apporter le changement par petite touche pour ne pas braquer tout le monde tout de suite.

Si vous deviez commencer par quelque chose, je vous recommande le ROTI. A pratiquer sans modération à toutes vos réunions, présentations et conférences. Tenez compte des feedback qui vous sont fait. Ensuite mettez en place les rôles délégués, ils ont un réel effet sur la maturité des équipes.