Canevas 7P : donnez à vos réunions la préparation qu’elles méritent

Combien de temps de votre vie avez-vous perdu en réunions infructueuses ? Avez-vous tendance à vous dire : « Cette réunion a été hyper utile ! » ou à vous demander « mais qu’est-ce que je fais ici ? ». Ne vous inquiétez pas, j’ai toute confiance en vous pour ne pas perdre pleinement votre temps et travailler sur autre chose pendant ces moments collectifs trop flottants, ou sur lesquels vous ne vous sentez pas concerné.

Dans ces conditions : 

• Vous n’êtes pas aussi efficace que si vous étiez pleinement concentré,
• Vous allez potentiellement rater une information importante pour vous,
• Vous risquez d’être pris de court si l’on vous adresse une question, et c’est à présent vous qui ferez perdre du temps à tout le monde. 

Comment vous sentez-vous ? Si vous ne voyez pas du tout de quoi je parle plus haut, je vais vous faire gagner du temps : cet article ne vous concerne sans doute pas. En revanche, si vous estimez que les moments collectifs que vous organisez ou auxquels vous participez mériteraient qu’on s’y attarde un peu, je vous propose de continuer avec la promesse de vous présenter une méthode faite pour penser au mieux ces moments : le canevas 7P.

Des avantages à ne pas préparer une réunion

Il y a toujours une raison à ce que les choses restent comme elles sont. Qu’est-ce que ça vous permet d’être moyennement préparé ? 

• D’économiser votre temps ? Le message renvoyé en substance étant « mon temps est plus précieux que le vôtre », pas sûr que ce soit une superbe stratégie, à assumer. 
• De ne pas faire de vague ? On fait comme cela a toujours été le cas, on préserve les égos, on évite les sujets épineux et les conflits en permettant le flou. La fuite du conflit est l’un des premiers dysfonctionnements d’équipe. Le conflit sert à avancer et à construire de façon commune, le fuir, c’est refuser d’avancer.
• Ne pas prévoir de livrable, ne serait-ce qu’un CR pour les next steps. Après tout, le modèle de transmission de savoir oral est plaisant, on pourrait dire que l’on suit l’exemple des philosophes grecs antiques, ça en jette non ? Et puis comme ça, si jamais on change d’avis il suffira de prendre un air étonné et d’affirmer que l’on avait pourtant énoncé clairement son intention. Voilà un mode de fonctionnement favorisant l’émergence de conflits, la perte de confiance et rendant le socle de la coopération plus que fragile. 

Le but n’est pas de dresser une liste exhaustive, elle serait infinie. Ce qui est fini en revanche, c’est le nombre de catégories d’un canevas ; très utile pour le sujet qui nous occupe.

Préparez vos réunions et ateliers à l’aide du canevas 7P

Pour aider à la préparation de ces moments, il existe plusieurs possibilités. J’ai choisi de vous parler ici du canevas 7P. Le canevas 7P se base sur 7 différents axes à prendre en compte :

Purpose

Qu’est-ce qu’on fait là? Qu’est-ce qui nous a conduit à la nécessité de cet atelier? 

À travers ces questions, c’est à la notion d’objectif que vous répondrez. Ce devrait être la base, le point de départ de chaque moment collectif. 

Protip : Il n’est jamais trop tard pour clarifier ce point en tant qu’invité. N’hésitez pas à poser la question même en début de séance. Si vous êtes dans le flou, vous n’êtes sûrement pas le seul. Ce sera également l’occasion de donner plus de sens à une réunion plutôt qu’y perdre du temps. 

People

Quelles sont les personnes nécessaires sur le sujet ? Sans qui le point ne pourrait pas avoir lieu ? Qui va participer ? Est-ce que tout le monde y tiendra le même rôle ? 

Ces questions permettront d’anticiper différents scénarios  :

• Devoir reporter une décision car il manque quelqu’un alors que vous avez tous travaillé pour atteindre un objectif
• Être plus nombreux que nécessaire
• Devoir réexpliquer des choses
• Écouter prendre la parole des personnes n’apportant rien au sujet ou en doublon, qui aura tendance à ralentir le rythme et exaspérer tout le monde 

Ces situations peuvent laisser un goût plus qu’amer, avec le sentiment que le moment n’aura pas été efficace. Optimiser un moment collectif, c’est avoir les personnes nécessaires et suffisantes pour celui-ci. 

Protip : vous connaissez la loi des deux pieds ? Si tu n’apportes rien et n’apprends rien, alors tu peux partir et aller là où cela aura plus de valeur pour toi et pour les autres. 

Product

Quel est le livrable ou la réalisation que vous souhaitez en sortie du workshop ou de votre réunion ? Que faut-il obtenir au terme de votre moment collectif afin d’en être satisfait? 

Parfois, ce peut être une simple liste d’action avec des acteurs et des dates de réalisations. Arriver en fin de séance et ne pas savoir ce qu’est la suite, ou permettre un flou concernant les attentes et les réalisés, c’est dans le top 2 des choses à éviter pour garder l’engagement. Et ce n’est pas en deuxième position. 

Protip : Ne pas hésiter à faire une synthèse des progrès et des next steps avant de clôturer une réunion.  

Process

Quelle mécanique mettre en place pour arriver à l’attendu avec les participants souhaités ? Vous connaissez l’objectif, les personnes, et le livrable de l’atelier; comment faire pour que cela fonctionne ? Comment s’organisera ce moment, quel va en être l’agenda et les activités le composant ?

C’est plus facile de se projeter sur ce que l’on doit mettre en place lorsqu’on sait ce que l’on cherche à obtenir et avec qui, et pour autant ce n’est pas simple. Il faut être curieux et s’adapter en permanence pour être juste dans ce que l’on propose, tout en étant vigilant à respecter son agenda tant que celui-ci est pertinent. 

Protip : n’hésitez pas à faire challenger vos agendas par une paire d’yeux et un cerveau extérieur afin de voir ce que vous ne voyez plus. 

Preparation

Que devez-vous préparer en amont pour que ce moment soit efficace et optimal ? Avez-vous besoin que les participants prennent connaissance d’un sujet ou préparent quelque chose de leur côté ? 

La première question est « que dois-je préparer », implicitement cela indique qu’il y a toujours des choses à préparer. Que ce soit le canevas 7P, mais également les consignes à communiquer, des liens à envoyer potentiellement, des templates, etc. Le temps est précieux, offrez-vous du temps d’échange supplémentaire grâce à une préparation efficace.

Protip : Une belle préparation fait passer le message suivant : « J’ai travaillé pour que ce temps ensemble soit optimisé pour nous tous, votre temps est précieux ainsi que l’expérience que nous allons vivre ensemble. »

Practical concerns

D’un point de vue purement logistique, de quoi aurez-vous besoin ? Quels sont les éléments de logistique dont nous aurons besoin (réservation et agencement de la salle, horaires, déjeuner, barco, post-its, paperboard, whiteboard, marqueurs…) ?

En présentiel ou à distance, il y a besoin de réserver un horaire, une salle, éventuellement feutres, feuilles, poster, petit-déjeuner, etc. Soyons dans les meilleures conditions pour pouvoir travailler. 

Protip : Même si vous êtes à distance, pensez à prendre une salle pour ceux qui seront sur place - une belle attention afin que tout le monde soit dans de bonnes dispositions.

Pitfalls

Quels pièges ou risques existent et pourraient mettre à mal ce que je souhaite réaliser ? S’il n’y en a pas, réfléchissez un peu encore. Que pouvez-vous mettre en place pour les gérer et anticiper?

Avoir un plan B peut aider. En étant conscient de ses objectifs, de son agenda et des personnes présentes, quelques évènements ou scénarios éventuels non désirables peuvent venir toquer à la porte de votre esprit. Acceptez-les, observez-les et réfléchissez à la manière de les rendre inoffensifs.

Protip : Si malgré tous vos efforts vous vous retrouvez dans une impasse lors de votre moment collectif, vous avez le droit d’y mettre fin en expliquant clairement que vous ne pourriez arriver au résultat escompté et que vous le travaillerez à nouveau au calme, plutôt que de vous égarer. 

Le canevas 7P : une adoption progressive 

Je vous l’accorde, la préparation en amont peut faire peur et en rebuter plus d’un. Notre premier réflexe sera de se dire que l’on y passera trop de temps en préparation et que ce n’est pas nécessaire. Souvent, cette réaction sera un mécanisme de défense pour ne pas avoir à affronter nos lacunes. Je vous invite à baisser la garde. Sans avoir à remplir le canevas 7P, posez-vous les quelques questions partagées en réflexe, comme une sorte d’entraînement pour devenir meilleur, plutôt qu’un professeur réprimandant. 

De plus, ce n’est pas parce que le canevas 7P est rempli que les informations sont bonnes, ni que vous réussirez à faciliter vos réunions / ateliers. En revanche cela vous amènera à vous poser des questions sur ce que vous faites, le sens de vos moments collectifs et avec un peu de pratique, à l’amélioration continue de vos préparations. 

Rentrer dans cette démarche, c’est se donner les moyens de bien faire les choses, sans avoir à tout bousculer d’un coup. Pas après pas, vous pouvez travailler votre préparation, et pourquoi pas vos compétences de facilitation, communication et gestion de conflit. Bien menée, cette approche pourra inciter vos pairs à faire de même et ainsi vous éviter d’être victime de réunionite aigüe. Ce n’est qu’une porte d’entrée vers plein d’autres notions. 

Alors, quel est votre premier pas ? 

Étant sympa, voici un exemple d’utilisation du canevas 7P pouvant vous inspirer :