Alors que certains redoutent le changement, d’autres l’exploitent pour la prospérité de leur entreprise. Dans notre monde en perpétuelle évolution, comprendre les ficelles du Change Management ou de la conduite du changement organisationnel est vital pour faire aboutir vos rêves de croissance, mais aussi pour la survie de votre organisme face aux nombreux défis que nous réserve l’avenir.
Apprenez de nos erreurs et succès et découvrez les 6 pièges du changement à éviter, dans cet article avec Kirsten Dewilde et Pieter Reijniers, spécialistes de la Transformation Agile et du Changement chez Wemanity.
1. Changer pour de mauvaises raisons
Changer sans cap, c’est comme voyager sans destination. Le manque de vision est une première et fondamentale raison pour laquelle la conduite du changement organisationnel peut échouer. Vous le vouliez, ou en aviez besoin, mais n’avez jamais pris le temps de comprendre pourquoi il était nécessaire et vers quoi il aboutirait.
Et attention, il existe d’innombrables mauvaises raisons de changer, mais heureusement pour vous, elles ont toutes un point commun : un manque de perspective.
« Changer pour de mauvaises raisons est l’une des raisons les plus typiques pour lesquelles le Change Management peut échouer au sein d’une entreprise. Certaines organisations ne veulent une transformation Agile que pour économiser sur les gens ou les ressources, ou parce qu’elles veulent un système de livraison plus rapide. C’est parfois la seule raison pour laquelle elles veulent changer, et c’est évidemment changer pour de mauvaises raisons. » Kirsten Dewilde, responsable de la Transformation Agile et du Changement chez Wemanity.
Les grandes entreprises cherchant à mettre en œuvre des changements importants dans leur structure organisationnelle, leurs processus commerciaux ou leur culture d’entreprise le font souvent pour une simple raison : le profit. Mais dans la course au profit, beaucoup trébuchent et dans leur chute, se blessent.
Revenons à la perspective. Nous vivons dans un monde VUCA (volatilité, incertitude, complexité et ambiguïté) qui rend une toute situation difficile à analyser, à répondre ou à anticiper. La perspective, c’est ce qui vous aide à comprendre que vous n’avez pas besoin de faire des profits rapidement, mais vous avez besoin de continuer à en faire qu’importe ce que demain vous réserve.
Ainsi, vous ne voulez pas changer drastiquement, mais améliorer vos processus, non pas pour un profit rapide mais pour une prospérité certaine. Sécuriser l’avenir de votre entreprise est la meilleure raison de se tourner vers Agile.
« Le changement peut être nécessaire si votre entreprise doit s’aligner sur les nouvelles technologies ou si une utilisation plus efficace du digital peut améliorer la fluidité de l’organisation, d’un département ou des processus. Le changement peut également se produire pour des raisons culturelles, telles que l’amélioration de l’équité entre les collaborateurs, ou même simplement pour des questions organisationnelles après une fusion ou une acquisition. Mais cela ne devrait jamais être fait dans une perspective à court terme. Vous ne voulez pas réparer votre entreprise, vous voulez en prendre soin. » Kirsten Dewilde, responsable de la Transformation Agile et du Changement chez Wemanity.
2. Se précipiter vers la solution
Ne vous précipitez pas vers l’échec ! C’est comme se cogner l’orteil dans un coin du lit parce que vous avez manqué votre réveil : maintenant vous êtes encore plus en retard que jamais. Vous n’avez fait qu’empirer les choses en paniquant. Alors, comment ne pas se casser un orteil dans le processus ? La préparation. La préparation est la clé !
Le changement prend du temps à s’installer et encore plus de temps à montrer des résultats concluants, donc il n’est pas étonnant que la préparation nécessaire à sa mise en œuvre prenne également du temps. Prendre le temps vous permet de comprendre la complexité de la tâche et aussi mesurer les impondérables. Ne pas comprendre chaque aspect de la tâche conduit simplement à l’échec.
C’est pourquoi, une fois de plus, une entreprise a besoin de perspective. Si vous le pouvez, obtenez de l’aide de consultants spécialisés comme un Change Manager, qui devrait être impliqué dès le début du projet.
Le Change Manager peut intervenir dans tout type de situation impliquant une étape de transformation et à tous les niveaux de son développement : projet de revitalisation du fonctionnement d’une entreprise, projet de restructuration générale ou projet de refonte.
Le Change Manager utilise le Change Management ou la conduite du changement organisationnel, une pratique essentielle visant à maintenir la productivité d’une entreprise. En effet, le Change Management englobe un ensemble de processus qui facilite l’adaptation au changement au sein de l’entreprise, comme nous l’avons vu ci-dessus.
« Le Change Management devrait faire partie du projet dès le début de la transformation. Sinon, cela peut devenir un scénario catastrophique, car les gens dépenseront beaucoup d’énergie et de temps sur la partie visible du changement, mais le côté humain sera négligé. » Kirsten Dewilde, responsable de la Transformation Agile et du Changement chez Wemanity.
Deuxièmement, ne pas se précipiter vous donne également le temps nécessaire pour vous adapter.
Suivre un plan est formidable, mais que se passe-t-il quand il déraille ? Si des erreurs se produisent, si des éléments dont vous n’étiez pas au courant avant apparaissent pendant le processus ? Se précipiter vous rend aveugle et vous rend têtu. En se concentrant uniquement sur la rapidité avec laquelle vous voulez atteindre votre objectif, vous oubliez de prendre le temps nécessaire pour surmonter les nombreux obstacles sur votre chemin.
Un Change Manager vous aidera à identifier les dangers et à adapter votre allure en fonction de ceux-ci. Si les signaux ne sont pas pris en compte et/ou si l’organisation continue de suivre le plan initial sans aucune adaptation, le processus de changement prendra un tournant indésirable, voire opposé.
Ainsi, les mots d’ordre ici sont : patience et conseil. Vous ne pouvez pas mettre en œuvre un véritable changement durable et efficace sans prendre le temps de construire un processus solide et un leadership fort.
3. Manque d’implication de la part des dirigeants
Tous les experts en agilité le savent : il est essentiel que le leadership de l’organisation s’implique dans le processus de changement à chaque étape. Les dirigeants sont la force motrice de toute entreprise ou tout projet et un manque d’implication de leur part conduira à l’échec.
Mais impliquer un « Leader » est une chose facile à dire. Le véritable conseil serait de se concentrer sur ce qui définit un leader et comment son implication est cruciale pour mettre en œuvre le changement.
Un leader ne demande pas seulement un changement, il montre comment le changement peut être facilement surmonté. Il est un exemple pour le reste des employés, preuve qu’ils ne sont pas les seuls à devoir changer au sein de l’organisation. Par conséquent, le leadership de l’organisation devrait toujours être le précurseur du changement.
« Les leaders sont responsables du déclenchement du changement. S’ils ne sont pas capables de communiquer l’importance et l’urgence du changement, personne n’ira dans la bonne direction. C’est la clé de chaque changement. » Pieter Reijniers, responsable de la Transformation Agile et du Changement chez Wemanity.
Donc le changement n’implique pas seulement les leaders, mais les redéfinit. En tant qu’entreprise prospère, vous avez besoin de personnes qui ne dirigent pas par crainte de punition ou de sanction, mais au service du but et de la passion. Quelqu’un qui apprend à aider son équipe à travailler de nouvelles manières plus efficaces en leur parlant et en comprenant mieux leurs besoins.
4. Ignorer l’aspect humain de la conduite du changement organisationnel
Cela nous amène à l’humain dans le cadre de la conduite du changement. Négliger cet aspect est l’une des raisons les plus courantes de l’échec de l’implémentation du changement.
La gestion permanente et efficace de la conduite du changement ne repose pas sur des données solides et irréfutables, mais sur la volonté des individus. Un véritable changement organisationnel efficace provient de la direction, mais dépend et se termine avec l’équipe et l’individu.
« C’est une erreur classique faite par de trop nombreuses organisations : regarder le temps, la portée et le coût du changement, mais ne pas prendre en compte l’énergie que les gens ont besoin pour changer. Après tout, un voyage bien conçu et une route claire ne suffisent pas si le conducteur n’a pas de carburant dans la voiture. Les gens sont pareils, ils ont besoin non seulement de moyens, mais aussi de motivation. Et c’est l’énergie nécessaire pour apporter le changement. » Pieter Reijniers, Agile Transformation & Change Lead chez Wemanity.
Il y a des techniques, parfois pas évidentes, pour booster la motivation. Les Change Managers ou experts en conduite du changement, les utilisent en cours de route, mais vous pouvez commencer avec la plus simple : miser sur les gens et leur donner des responsabilités en leur faisant confiance.
À titre d’exemple, la méthode Agile, qui repose sur les ressources humaines, remet les personnes au centre de l’attention et favorise grandement les interactions, comme une nouvelle source de richesse et de créativité.
5. Manque de clarté et de communication
Nous avons discuté de l’implication des dirigeants, et qu’une partie de leur rôle est de communiquer sur le projet de conduite du changement. En réalité, un manque de communication dans son ensemble est une autre raison majeure de l’échec d’un processus de changement.
La communication et la transparence sont les clés d’une transformation agile réussie. En l’absence de hiérarchies et de systèmes organisationnels traditionnels, il devient particulièrement facile d’interrompre la communication et de créer un déséquilibre entre les équipes et les leaders.
Du point de vue du leadership, la transparence est le fondement de la confiance et aide à créer un environnement collaboratif basé sur une vision partagée. Et tant au niveau de l’équipe qu’au niveau organisationnel, cela renforce la responsabilité, la culture du feed-back et de l’innovation.
Donc, si vos objectifs ne sont pas atteints, prêtez attention à votre communication. Êtes-vous clair avec vos employés sur vos buts, stratégies et valeurs ? Favorisez-vous les retours d’expérience et garantissez-vous un environnement où les employés peuvent partager et recevoir des feed-backs constructifs ?
« Les collaborateurs doivent toujours être conscients des raisons pour lesquelles un tel changement est traité. La communication sur le calendrier du projet, ce qui est attendu des collaborateurs, etc., doit être fluide à tout prix. » Kirsten Dewilde et Pieter Reijniers, Agile Transformation & Change Leads chez Wemanity.
Si la communication doit être fluide en termes de contenu, cela ne pourrait pas être plus vrai en ce qui concerne sa cible.
La communication doit être transparente et fluide, tant du haut vers le bas que l’inverse, et les barrières entre les départements devraient être supprimées. Une mauvaise communication peut vous rendre aveugle face à l’échec imminent.
6. Penser que le changement est terminé une fois le projet terminé
Si ce n’est pas une autre raison classique pour tout échec : penser que vous avez enfin atteint la ligne d’arrivée, alors qu’il vous reste quelques mètres. Ne vendez pas la peau de l’ours avant de l’avoir tué. Le changement ne s’arrête jamais et c’est pourquoi la conduite du changement se concentre davantage sur le changement de mentalité des personnes plutôt que sur l’organisation elle-même. Parce que réussir à mettre en œuvre le changement, c’est être capable de le faire constamment.
Côté technique, il y a un début et une fin dans un projet OCM. Cela peut durer de quelques mois à un an, mais un projet ne se terminera que lorsqu’il sera assuré que les gens sont dans un bon état d’esprit. Le changement, au-delà du projet, peut prendre beaucoup de temps pour être pleinement mis en œuvre et efficace.
« Si vous voulez vraiment opérer un changement culturel et de mentalité, cela pourrait prendre plusieurs années. L’objectif ultime d’un projet ou dispositif de conduite du changement organisationnel reste d’aider les personnes et l’organisation à adopter un changement continu et une culture d’apprentissage tout au long de la vie. » Kirsten Dewilde, responsable de la transformation agile et du changement chez Wemanity.
Wemanity a conçu son propre cadre d’accompagnement en conduite du changement organisationnel et accompagne ses clients dans la préparation et l’application de leur changement organisationnel, culturel et/ou numérique.
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En résumé :
Pourquoi la conduite du changement organisationnel peut-elle échouer ?
Les échecs en Change Management se produisent souvent à cause de ces facteurs clés : manque d’engagement des leaders, de mauvaises motivations, la négligence de l’aspect humain du changement, et l’erreur de penser que le changement est terminé avec la fin du projet.
Quel est le rôle des leaders d’organisation dans la conduite du changement ?
L’engagement des leaders est crucial dans le processus de changement. Ils doivent être moteurs et exemplaires, car le changement concerne toute l’organisation, pas seulement les employés. Les initiatives de changement doivent être impulsées par les leaders, et non seulement par les consultants externes.
Changer uniquement pour des résultats immédiats, comme augmenter les profits ou accélérer la production, est une mauvaise approche. De même, changer pour améliorer la réputation de façon superficielle peut aussi mener à l’échec.
