Comment réussir son kick-off meeting ?

Vous souhaitez lancer un projet, un programme, une nouvelle équipe, et vous voulez être certains de réussir votre kick-off meeting ? Alors cet article est fait pour vous ! 

Avant toute chose, il peut être opportun de définir ce qui se cache derrière le terme “kick-off” . Dans le monde sportif, le “kick-off” désigne le coup d’envoi d’un match, auquel s’ensuit les premiers instants de la rencontre, qui peuvent très vite s’avérer décisifs.

Transposé au monde professionnel, le kick-off représente généralement une réunion de lancement : dans le cadre de la création d’une nouvelle équipe, de l’évolution de la stratégie, d’un nouveau projet… Les raisons de préparer son kick-off sont nombreuses, et les risques de le négliger le sont tout autant.

Sans plus tarder, découvrons ici comment réussir votre kick-off meeting.

1. La préparation du kick-off

Préparer son kick-off, au même titre que les autres formats de réunions et les workshops, est la première étape fondamentale à ne pas négliger.

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Étape 1 : invitez les bonnes personnes

Choisissez vos participants de manière intelligente et tentez de répondre aux interrogations suivantes :

• Qui doit venir ? Quel type de public ?
• Avec quelle ambition et intention ?
• Quel sera leur rôle dans le projet ?
• Quel sera le format ? kick-off commun, ou en plusieurs parties en fonction des rôles impliqués

Étape 2 : choisissez l’heure du kick-off

Cette situation vous est probablement déjà arrivée – le malaise ambiant lors de réunions en heures dites “creuses” : personnes non attentives, manque de participation, etc. Ici, pour votre kick-off, vous voulez de l’écoute active et des réactions de la part de l’auditoire, c’est pourquoi vous devez privilégier un kick-off meeting en matinée.

Évitez la fameuse heure après le déjeuner où chacun digère et navigue sur son smartphone ; évitez également la fin de journée où chacun pense déjà à ce qu’il va cuisiner le soir.

Étape 3 : définissez vos attentes pour trouver le bon format

En fonction de vos attentes, différents types de kick-off sont possibles. En tenant compte des actions que vous attendez, certains formats sont préférables :

• 25 minutes de kick-off : un format court est idéal si votre unique but est d’informer et de conscientiser sur l’initiative qui débute.

• 45 minutes de kick-off : un format plus long s’avèrera plus adapté en démarrage de projet. Idéal si vous souhaitez créer de l’interaction, laisser le temps aux questions, aux réactions.

Étape 4 : préparez votre support de communication

Choisissez le support de communication qui vous convient le mieux, selon le type de communicant que vous êtes.

• Un communicant créatif : le paperboard ou une solution collaborative de tableau virtuel sont des supports pratiques sur lesquels vous pouvez, par exemple, dessiner vos idées. Par la suite, le support peut être conservé puis accroché dans la salle dédiée à votre initiative ou dans les couloirs.

• Un communicant “control freak” : vos bonnes vieilles slides Google.. Ce type de support vous est familier, il vous rassure. Il vous permet de présenter vos idées de manière concise et simple à votre public. Alors ne changez pas vos habitudes.

Bon à savoir :  Trop d'initiatives sont étouffées dans l'œuf, car après le kick-off, la communication se perd, l'initiative est oubliée, les développements ne sont pas partagés et le public initial se sent exclu. En intégrant la communication au cœur de votre initiative, vous évitez de perdre l'élan de votre audience. Communiquez, communiquez encore et communiquez toujours ! Toutes les avancées devront être partagées sous différents formats : e-mail, chat, intranet, réseau social interne, vidéo, article, session brownbag, portes ouvertes, etc.

2. La définition d’une vision claire : des objectifs concrets et une roadmap transparente

Étape 5 : pourquoi cette initiative ? Prenez le temps d’y penser

Vos objectifs de communication doivent être définis à l’avance, pour éviter toute confusion et donc tout malentendu : vous devez arriver à votre kick-off avec les idées claires. Pour y parvenir, prenez le temps de poser vos réponses sur papier, ce qui vous aidera beaucoup :

• Pourquoi cette initiative est-elle lancée ?
• Quels problèmes cherchons-nous à résoudre ?
• Qu’est-ce qu’on veut atteindre ?
• Comment on va le faire ?

En répondant à ces questions, vous gagnerez en confiance, et ce, pour une raison précise : vous êtes convaincu des bénéfices de cette initiative pour avancer dans vos projets.

Étape 6 : soyez transparent sur vos objectifs

Quelle que soit la méthode que vous utilisez pour définir vos objectifs, soyez transparent. Communiquez vos critères de réussite et la manière dont le succès du projet contribuera aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Plus vos objectifs seront précis, plus ils seront compréhensibles par tous. 

Autre conseil bonus, outre la communication des objectifs attendus, la façon dont ils seront digérés par les équipes est tout aussi importante. Quelles que soient les exigences attendues par l’entreprise, les équipes doivent sentir que vous êtes impliqué dans le projet, et cela passe par une communication intégratrice. Parlez personnellement et emportez votre auditoire avec vous : « Je serai heureux si, à la fin de 2022, tous ensemble, nous … ».

Etape 7 : n’oubliez pas la feuille de route, ou roadmap

Une fois les objectifs énoncés, il convient maintenant de les mettre en perspective en partageant la feuille de route ou roadmap. Les grandes étapes du projet doivent figurer dans la roadmap, ainsi que la durée estimée et les délais obligatoires, le cas échéant. 

Là encore, pour rendre votre roadmap transparente, indiquez le premier jalon à venir : sa date, son enjeu, son contenu, votre besoin.

3. Identifier les rôles, les responsabilités et les attentes

Très rapidement, les participants au kick-off meeting vont se demander “ ok, et qu’est-ce que ça implique pour moi ? Quelles sont les attentes que vous avez envers moi ? Comment puis-je/dois-je contribuer ? “. Et oui, la fameuse loi du “what’s in it for me?”. 

En effet, ces questions sont légitimes pour votre équipe. Prenez de la hauteur en présentant tous les acteurs impliqués dans le projet, de près ou de loin, avant de donner à l’auditoire ce qu’il veut entendre.

• Le sponsor : le membre de la direction qui décide d’allouer du temps et du budget à cette initiative.

Qui est-il ? Quel est son niveau ? Pourquoi sponsorise-t-il cette initiative ? What’s in it for him ? Quelle sera sa contribution ?

• L’équipe projet : l’équipe cœur et multidisciplinaire, celle qui sera dédiée et engagée pour oeuvrer à la réussite du projet.

Précisez avec qui vous avez travaillé jusqu’à présent, de façon à être prêt pour le lancement de cette initiative. Qui fait partie de cette équipe de projet ? Dans quelle mesure l’équipe est-elle transversale (comprenant des acteurs de différentes professions et de différents départements) ? Combien de temps vont-ils passer sur le projet ? Quel est le rôle de chacun ? Qui devez-vous contacter si vous avez des questions ?

• L’auditoire : les personnes présentes aujourd’hui, généralement impliquées, car 1) on va avoir besoin d’elles dans le projet ou 2) elles sont nos futurs clients.

Enfin, donnez-leur ce qu’ils veulent savoir. Quel est leur rôle ? Quelles sont vos attentes concernant leur contribution ? Est-ce sur la base du volontariat ou est-ce obligatoire ? Comment peuvent-ils aider / contribuer ? Quel sera votre mode d’interaction / de fonctionnement ? 

Les potentielles causes de l’échec du projet

Tout projet peut réussir, mais également échouer pour diverses raisons, prédictibles ou non. Le kick-off est une table ronde au cours de laquelle vous discuterez par ailleurs des pires scénarios à envisager : Pourquoi cette initiative pourrait-elle échouer ? Qu’est-ce qui pourrait la faire échouer ? Le kick-off permet à vos coopérateurs d’avoir une vue d’ensemble du projet, dans laquelle chacun peut exprimer, ses craintes et ses doutes.

La raison d’être de votre kick-off meeting

De nombreuses réunions suivront votre kick-off meeting. Des contrôles réguliers avec tous les participants peuvent être prévus, ainsi que des réunions plus restreintes en fonction des tâches à accomplir. Ce sont toutes ces réunions futures que le kick-off sert à planifier.

À la suite à votre kick-off, prévoyez de :

• Dressez le bilan de l’exercice. Où en êtes-vous désormais ? Quelles sont les prochaines étapes ? Avez-vous besoin que des groupes de travail soient formés ? Votre public doit-il s’inscrire à un futur atelier ?
• Envoyez un contre-rendu à tous les participants, des supports de communication détaillant les prochaines étapes du projet

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En résumé :