Vos réunions n’aboutissent à rien, que faire ?

Nous passons beaucoup de temps à préparer nos réunions, ou peut-être que nous exploitons mal ce temps. Pourtant, nos réunions ne sont pas sexy, nous en retenons peu de chose, nous nous y endormons parfois, ou faisons autre chose. Dans ce deuxième article sur le thème des réunions, plusieurs axes de réflexions nous conduiront à penser différemment le contenu de nos réunions pour les rendre plus attractives, passionnantes, impliquantes, impactantes et nous donnant envie d’y revenir (et pourquoi pas ?).

Vous n’avez pas toujours besoin de faire une réunion.
Si si c’est vrai.
Voici la suite de l’article “Vos réunions n’aboutissent à rien, que faire ? – 1/2 les outils”

1. Déplacez vous, communiquez en face à face

Vous voulez informer l’équipe, envoyez leur donc un mail avec le PPT des derniers chiffres ou allez les voir directement à leur bureau ou encore envoyez un slack etc. Normalement ils savent aussi bien lire seul qu’avec vous dans une salle de réunion.
Vous attendez la validation d’un document ? Ne le faites pas en réunion, vous ferez perdre du temps à ceux qui auront déjà travaillé dessus. Aller voir directement la personne qui n’a pas encore donné son feu vert. Une discussion informelle suffira sans doute.

Il y a un gros bug en prod ? Vite une réunion ! Vous êtes sur ? Est ce que cela avancera plus vite de mettre 10 personnes autour d’une table ? La personne qui peut corriger le bug est en réunion plutôt que de commencer à analyser et corriger, n’est-on pas en train de perdre du temps ? Et puis il suffit peut être d’aller voir l’équipe en charge, de les aider au besoin et de reporter aux autres équipes l’état d’avancement pour information. Cela ne coûtera que quelques minutes pour moins de personne.

Déplacez vous, aller voir les gens, communiquez !

2. Privilégiez les réunions courtes

Une bonne réunion dure 45 minutes, 1 heure maximum en incluant les temps d’introduction et de feedback.
Au delà la concentration diminue, les discussions s’éternisent, les participants ne s’écoutent plus. Définissez donc votre ordre du jour en fonction du temps que vous avez. Timeboxez chaque partie. Limitez le contenu au strict minimum utile, celui qui va supporter votre objectif.

C’est un peu comme une liste de course, ou une liste au Père Noël. Priorisez cette liste, éliminez ce qui n’a pas de valeur pour vos participants. Attention toutefois à ne pas finir par faire une réunion uniquement pour vous ! Vous frustreriez vos participants qui se demanderaient alors pourquoi ils sont là.
Attention à la loi de Parkinson “le travail s’étale de façon à occuper entièrement le temps disponible pour son achèvement”.

3. Avez-vous besoin d’un support ?

Tout dépend du type de réunion que vous allez animer. Normalement, c’est vous le spécialiste, vous ne devriez donc pas avoir besoin de support à projeter ou à distribuer, en tout cas pas pour crédibiliser vos propos ou vous faire une liste de reminder, dans ce cas écrivez le sur un petit papier pour vous.

Le support est là pour appuyer vos propos et aider une meilleure compréhension et assimilation par le visuel, attention ce n’est pas le support qui vous drive. Le support est là pour répondre à votre objectif. Demandez-vous “Est ce que ceci va m’aider pour aller vers l’objectif ?”, “Qu’est-ce que je veux que les participants retiennent ?”.

Si vous utilisez un PowerPoint, limitez-vous aux slides utiles à votre objectif. Vous pouvez aussi mettre en pratique la méthode Pecha Kucha en limitant à 20 slides de 20 secondes. Et limitez à un sujet par slide, un seul, une seule idée.

Inutile de coller un texte que vous allez lire, les participants l’auront sans doute lu plus vite que vous, ils auraient pu le faire seul, en dehors d’une réunion. Préférez le slide qui supporte vos propos. Une belle image, un dessin, une citation. Le truc que les participants vont retenir, leur permettra d’être focus sur vos propos et vous permettra à vous d’aller vers l’objectif que vous vous êtes fixé, pour ce slide, pour votre présentation.

Si le support est complexe, envoyez le aux participants en amont de la réunion, ils pourront se préparer en le lisant. Vous pourrez alors vous concentrer sur votre objectif.

4. Dynamisez vos réunions

Et si vous faisiez votre réunion debout ? L’effet est immédiat, la réunion est plus dynamique vous irez plus rapidement à l’essentiel. Commencez la réunion par un Energizer. Un energizer est un exercice court pour mettre de l’énergie dans le groupe. Cela mettra vos participants dans une dynamique active, vos réunions seront moins lourdes à démarrer, le groupe sera alors dans de bonnes conditions pour atteindre l’objectif.

Il existe certainement l’energizer qui vous correspond et qui pourra accompagner l’objectif de votre réunion.

Préparer un storytelling de votre réunion, en alternant des phases de gamification, et des phases de réflexions, brainstorming, des temps de parole ouvert facilités. Utilisez des post-it qui permettront à chacun de s’exprimer. Le cadre ainsi posé toutes les idées s’exprimeront sans auto censure, sans jugement et en silence. Marre du bocal de la salle de réunion ? Sortez ! Changez de lieu.

5. Skechnotez / Facilitez graphiquement la réunion

Pas besoin d’être un grand dessinateur pour réaliser un skechnote de la réunion. Avec quelques petits trucs vous deviendrez rapidement un très bon facilitateur graphique.

Le Skechnote est la prise de note graphique et visuelle. La facilitation graphique c’est aider un groupe à partager une vision au travers d’outils graphiques.
C’est un excellent outil, qui va synthétiser en séance ce qui est dit. Le compte rendu va très rapidement se construire de manière visuelle. Il va servir à être plus efficace en mettant des images sur des mots qui ne veulent pas toujours dire la même chose pour tout le monde. Cela va aider la mémorisation et la concentration.

Vous ne vous sentez pas à l’aise avec la facilitation graphique ? Créez une facilitation visuelle que vous aurez le temps de préparer et qui vous aidera à démarrer vos réunions. Préparez vos paperboard avec quelques facilitations, apportez de la couleur à votre réunion et accompagnez vos participations dans une nouvelle dimension, la vôtre, vers votre vision. Facilitez graphiquement l’objectif de votre réunion et son ordre du jour, affichez le fièrement dans votre salle de réunion.

Vous voulez apprendre, Gribouille académie réalise d’excellents meetups : https://www.meetup.com/fr-FR/Gribouille-Academie/
Vous pouvez aussi commencer par les ouvrages de Mike Rohde: http://rohdesign.com/

6. Casser les codes

Aidez-vous d’outils pour animer votre réunion. Certains sont très bien fait, par exemple Check in protocol, Rôles délégués, Protocol décider, ROTI présenté dans le précédent article “Vos réunions n’aboutissent à rien, que faire ? 1/2 les outils”

Il existe l’excellent outil “The meeting spicer” qui se présente sous forme de carte. L’objectif est d’apprendre de bonne pratique de réunion, par la pratique, tout en conduisant votre réunion. Chaque carte vous propose des actions, des outils, ou appel l’ensemble de l’équipe à la réflexion sur la conduite de leurs réunions. Vous voulez en savoir plus, vous pouvez regarder cette vidéo : Scrum Life Hors-Série #3 avec Regis Schneider – Sauvons les réunions grâce au Meeting Spicer !

7. Faites des pauses

Votre ordre du jour, le format de la réunion, l’objectif à atteindre ne permet pas de faire une réunion en moins d’heure ?
Alors prévoyez des pauses. Incluez les directement dans votre ordre du jour, positionnez les au moment opportun.

L’attention moyenne d’un adulte sur un sujet descendant en une seule phase est de 7 concepts dans un maximum de 20 minutes. Si vous dépassez 40 minutes, l’attention va fortement chuter et il y aura des perditions. Ces pauses vont permettre de rafraîchir les esprits, de libérer les blocages éventuels et à chacun de revenir en réunion dans un état plus ouvert.

Et si vous utilisiez la technique Pomodoro, préparez vous des périodes de travail de 25 minutes, avec pour chacune de ces périodes un objectif à atteindre. Découpez par exemple votre objectif principal en sous objectifs. L’objectif doit pouvoir être atteint en 25 minutes. A la fin de cette période votre tâche doit être terminée. Prenez alors une pause de 5 minutes entre chaque période et toute les 4 périodes prenez une pause de 15 minutes.

Pour prendre une pause efficace, n’y allez pas avec votre smartphone, PC ou autre. Partez en pause l’esprit libre en essayant de penser à tout autre chose que la tâche sur laquelle vous étiez. Et n’utilisez pas la pause pour commencer une autre tâche, ou rattraper vos retards.

8. Demander du feedback

Vous n’y couperez pas, c’est très important. Cela permet de s’améliorer en continu.
Une façon simple de bien faire un feedback est d’utiliser le triple A.

3 A pour :

Appréciation : Qu’appréciez-vous dans l’état actuel des choses ?
Amplification : Dans ce qui marche déjà bien, qu’est-ce qui pourrait être amplifié pour aller encore plus loin ?
Ajustement : Qu’est-ce qui pourrait être ajusté/ajouté pour améliorer encore plus le tout ?

Tout ça pendant un petit ROTI et c’est le pied !
Vous ne connaissez pas encore le ROTI allez voir par là : Facilitation graphique ROTI
Sinon vous pouvez utiliser ce très bon outil : www.roti.express