Télétravail : 5 conseils pour maintenir votre équipe soudée

Face à la pandémie de COVID-19, le télétravail est devenu la règle pour toutes les activités qui le permettent. Une situation inédite. Bien que déjà pratiqué par le passé, le travail à distance n’est cette fois pas choisi, il est subi. C’est pourquoi l’accélération et la généralisation de ce mode de travail bouleversent autant nos organisations et soulèvent de nombreux défis. En tant que manager, vous avez un rôle clé à jouer pour accompagner votre équipe et favoriser la cohésion malgré la distance. Découvrez 5 conseils de nos experts à mettre en pratique.  

1. Construire un cadre de coopération avec vos équipes

« Le travail à distance bouleverse tout. Notre cadre, nos routines, nos habitudes. Toutes les conventions culturelles inhérentes à la vie de bureau. Les pauses, le fait de se lever, d’aller en réunion. Tout est bouleversé », analyse Bertrand Dour, entrepreneur et fondateur de 7Flows. La mise en place du travail à distance nécessite de revisiter toute notre manière de travailler. 

« Il faut redéfinir un monde, un univers avec ses limites, ses rituels et ses codes », poursuit Bertrand. C’est pourquoi, la construction d’un cadre de coopération avec vos équipes apparaît indispensable. En effet, il ne suffit pas de calquer son mode de travail en bureau à distance. Il faut redéfinir sa culture, son cadre et ses valeurs dont les maîtres mots devront être la confiance, l’autonomie et le leadership. Il convient également d’adapter les droits, les devoirs, les pratiques et les règles au sein de votre équipe. 

Il est tout à fait normal que de nombreuses questions se posent au début pour vous et vos équipes. Quel rythme de télétravail mettre en place ? Comment suivre l’activité de vos salariés à distance ? Comment respecter les indisponibilités de chacun ? C’est un projet qui nécessite de poser, en amont, un cadre le plus clair et partagé possible. Afin d’éviter toutes incompréhensions, il s’agit de construire une approche collective et organisationnelle.

Ce cadre peut être une réelle opportunité de partager une nouvelle culture agile du travail. Exit le surcontrôle de vos équipes qui peut rapidement s’apparenter à de l’infantilisation. Rappelons que la souplesse, la flexibilité et l’autonomie sont les premiers motifs de satisfaction relatifs au télétravail selon les salariés (Malakoff Humanis).

2. Faire confiance à votre équipe 

« Selon moi, le plus important c’est d’abord la confiance. Faites confiance à vos salariés. Habituée au travail à distance, j’ai confiance à 100 % dans mon équipe », se confie Laure Smit, une des cadres de Wemanity. En temps normal, la notion de confiance est déjà une valeur importante mais à distance « vous n’avez plus le choix », précise Laure. 

Cette confiance peut se traduire par la liberté que vous laissez à votre équipe d’organiser son temps entre vie privée et vie professionnelle. Chaque membre de votre équipe a ses propres impératifs et besoins. Pour respecter l’organisation de chacun et chacune, la souplesse sera alors de mise et le temps sera à la communication asynchrone. La communication asynchrone nécessite alors de privilégier l’écrit à l’oral.
En pratique, imaginons que vous êtes actuellement en train de travailler sur un projet et que vous souhaitez échanger avec un de vos collaborateurs. Peut-être qu’au moment où vous déciderez de l’appeler, il sera indisponible, sur son temps privé et travaillera lorsque vous même aurez décidé de terminer votre journée. Communiquer à l’écrit permettra donc de laisser la liberté à vos collaborateurs de vous répondre quand ils seront disponibles. 

« Et c’est d’ailleurs grâce à cette confiance que vous arriverez à responsabiliser votre équipe à distance », conclue-t-elle. Une fois encore, il s’agit de sortir du modèle du présentéisme pour davantage se concentrer sur la production, les livrables, le travail effectué. Instaurer la confiance mènera votre équipe vers l’autonomie et l’empowerment.

3. Humaniser vos rituels d’équipe

La solitude est l’un des plus grands défis auxquels vos équipes pourront se confronter en télétravail surtout en temps de confinement. C’est le constat du dernier rapport de Remote Tools, « L’état du télétravail en 2020 ». Qu’il s’agisse de discussions informelles ou de discussions liées au travail, mettre en place des nouveaux rendez-vous rituels au quotidien s’avérera très précieux pour maintenir le lien social au sein de votre équipe.

À titre d’exemple, voici quelques rituels pratiqués par Laure et son équipe :

• Revisiter ses réunions d’équipes. Vous pouvez prendre le temps de réfléchir avec vos équipes à la meilleure façon de travailler ensemble dans ce nouveau contexte. L’objectif de ces nouvelles réunions synchrones sera de maintenir un esprit d’équipe, d’opérer une transition efficace et de maintenir voire même d’améliorer les performances de votre équipe pendant cette période. Ce sera également l’occasion d’explorer les défis auxquels vos équipes sont confrontées lorsqu’elles travaillent à domicile, identifier des solutions pour les gérer et partager des pratiques personnelles efficaces. Vous pouvez en profiter pour clarifier vos attentes, notamment en matière de performances et de gestion des performances en explicitant à vos équipes comment vous comptez les accompagner à distance.
  
• Tenir une réunion de planification le lundi matin. Pour bien commencer et préparer la semaine, pourquoi pas organiser une réunion de planning tous les lundis matin ? Vous pourrez alors décider des priorités, planifier les tâches importantes à réaliser pour la semaine. Chaque salarié pourra également partager à son équipe les principaux objectifs de sa semaine. 
  
• Clôturer la semaine par une réunion démo le vendredi. Pour terminer la semaine, cette réunion sera l’occasion pour chacun et chacune de montrer ce qu’il a réalisé. Vous pourrez ainsi passer en revue la réalisation des objectifs fixés lors de votre réunion du lundi matin. 
  
• Faire des points d’équipe réguliers. Instaurer des petits points le matin s’avérera très précieux à distance. Cela vous permettra de maintenir un lien quotidien avec vos équipes, de vérifier que chaque membre se porte bien et de rester concentré et connecté aux priorités du moment. Durant ces points, vous pouvez, par exemple, commencer par un tour de table et demander à chaque personne de votre équipe de partager un mot pour décrire ce qu’il ressent en ce moment même. Puis, pourquoi pas inviter chaque personne à partager ses préoccupations et problèmes du moment. En s’assurant toutefois que du temps est également consacré à reconnaître ce qui fonctionne bien et ce dont les membres de l’équipe sont fiers. Enfin, ces points vous permettront également de vérifier qu’il n’y a pas de problèmes urgents à résoudre.

Il est recommandé d’adapter ses rituels en fonction de ce qui convient le mieux à votre équipe. Ce qu’il faut retenir, in fine, est que l’objectif de ces réunions synchrones est de permettre à votre équipe d’avoir le plus de temps possible pour travailler en mode asynchrone le reste du temps. Il vaut mieux éviter, au contraire, de tomber dans la surcommunication quotidienne qui risque d’être contre productive pour votre équipe. 

4. Cultiver la motivation et l’engagement

Près de 80 % des télétravailleurs interrogés lors de l’enquête menée par Malakoff Humanis déclarent que le télétravail renforce leur motivation et leur engagement dans l’entreprise. Il n’en demeure pas moins qu’en tant que manager, vous avez un rôle clé à jouer pour encourager la motivation et l’engagement des membres de votre équipe.

• Donner du sens au travail produit par les salariés. Pour cela, rien de mieux que des objectifs clairs pour éviter que votre équipe se sente déconnectée. En donnant une vision d’ensemble des projets, vos collaborateurs pourront voir à quelle échelle leur travail s’inscrit. N’hésitez donc pas à les convier dans des réunions stratégiques qui concernent leurs projets et à les faire participer autant que possible. À l’initiative des membres de votre équipe, vous pouvez tout à fait encourager le travail collaboratif y compris à distance. Par exemple, la pratique du « pair writing », c’est-à-dire de travailler en temps réel sur un même document, permet de se challenger et de monter en compétence. 
   
• Être transparent. La transparence joue un rôle primordial. Le partage des informations se doit d’être exemplaire à distance. Lorsqu’un salarié est isolé et coupé du reste de son entreprise, la communication est sujette à interprétation. Il a donc besoin d’avoir accès aux informations. En tant que manager, vous pouvez partager et fluidifier le flux des informations autant que faire se peut. Vous pouvez également essayer de donner de la visibilité à moyen et long-terme sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sur l’avenir de l’entreprise afin de développer le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs. N’hésitez pas, par exemple, à continuer de partager les actualités, les résultats et les succès de l’entreprise à votre équipe. 
  
• Développer une écoute active. Plus que jamais, pratiquer l’écoute active et empathique à chacune de vos prises de paroles pourra s’avérer très utile. En effet, il est plus difficile à distance de percevoir les expressions du visage, le ton de la voix, le langage corporel. C’est pourquoi, vous pouvez miser sur la visioconférence et activer votre caméra lors de vos échanges afin de gagner en proximité et en convivialité.

5. Instaurer des moments funs et positifs

Animer des réunions à distance n’est pas toujours facile. Que ce soit avec votre équipe ou en présence d’inconnus, vous pouvez instaurer des tours de table rituels légers et positifs en début de réunion. Notre guide des Icebreakers & Mood Indicators en réunion pourra vous donner des idées. Ce petit guide a été conçu afin de vous aider à animer vos réunions à distance, vos ateliers, webinars. Différents formats d’Icebreakers et de Mood indicators sont à votre disposition, à utiliser et réutiliser librement.

Pour finir, n’hésitez pas à encourager toutes initiatives d’e-rituels sociaux émanant de votre équipe. Il est tout aussi important de maintenir autant que possible des moments de dialogues informels. De nombreuses pratiques virtuelles ont vu le jour : cafés, cours de sport entre collègues, déjeuners partagés, apéros etc. L’e-convivialité est un excellent moyen de maintenir le lien social au sein de votre équipe en contexte de télétravail généralisé. Mais celle-ci doit rester de l’ordre de la spontanéité au risque d’être perçue comme une contrainte. Inutile de prévoir une pause café virtuelle tous les jours à 16h30 par exemple.