Arrêtons le bullshit et parlons vrai. Cet article s’adresse aux managers et directeurs. Eux pourront comprendre mes propos.
Je vais vous apprendre comment diriger une réunion en suivant mes 12 commandements et votre entreprise en sortir grandie.
J’ai convoqué mon équipe en réunion pour que nous écrivions cet article. Parce que voilà je lis partout des papiers comme quoi il faut changer les réunions, les dynamiser, ajouter des jeux, qu’il y a tout un tas de processus compliqué à suivre pour bien réussir une réunion. Après 4 réunions de 3 heures et 2 réunions de validation, plus une réunion de correction orthographique et grammaticale, voici l’article que j’ai écrit à ce sujet.
Vous allez voir c’est simple. Pas besoin d’artifice pour une bonne réunion. On n’est quand même pas là pour enfiler des perles, passez-moi l’expression. Voilà, basé sur mon expérience de plus de 20 ans dans la pratique de la réunion, je me suis fait pour vous, une liste des bonnes pratiques pour ne plus jamais rater une seule de mes réunions.
1. Commencez et terminez à l’heure
Commencez toutes vos journées par une réunion de briefing à 9h00 avec toute votre équipe. Au moins vous serez certain qu’ils arrivent à l’heure. Je constate en effet de plus en plus dans diverses organisations que les salariés arrivent de plus en plus tard, 10 h 00, voire pire encore, 10 h 30. Sans compter le temps de prendre un café ! Si vous voulez donc que la journée soit productive, commencez tôt par briefer vos équipes sur ce qu’elles doivent faire pendant la journée.
Clôturez votre journée de la même manière. À 18 h 00, une nouvelle réunion de débriefing afin de faire l’état avec vos équipes de ce qui a pu être fait pendant la journée, et si certaines actions n’ont pas pu être réalisées, demandez toujours à vos salariés d’avoir une solide justification.
2. Ne lâchez pas la parole
Prenez toujours la parole en premier et ne la lâchez plus. Après tout c’est vous qui êtes le leader de cette réunion, vous connaissez votre sujet. Manquerait plus que les autres vous disent quoi faire. Ayez toujours le dernier mot, c’est vous le boss, c’est vous qui dites aux autres quoi faire, ils doivent vous écouter.
Et puis si vous aviez besoin de leur avis, vous feriez une réunion workshop pour cela. Monopolisez toujours la parole. C’est vous le manager de l’équipe. Vous savez mieux que quiconque quoi faire et comment. Profitez de votre expérience pour appuyer vos interventions par vos opinions et anecdotes personnelles.
Aujourd’hui on m’invite beaucoup moins et mon équipe est bien moins souvent en réunion. Ils ont compris ce que je disais, c’est grâce à moi s’ils sont plus productifs.
3. Faites des réunions pour n’importe quel prétexte
Vous ne serez pas mieux qu’en réunion pour travailler. Votre agenda, c’est votre to-do liste. Chaque jour, remplissez votre agenda de réunions de 9h à 18h, n’ayez pas une minute de libre, on pourrait vous le reprocher. Le manager doit montrer l’exemple.
Je ne sais pas travailler en dehors des réunions, et comme à ce jour nous sommes dans une logique participative, invitez toujours au moins un collaborateur à travailler avec vous. J’aime bien ces échanges fructueux, cela permet de clarifier le besoin, mon collaborateur repart avec des idées claires pour préparer la prochaine réunion. À la réunion suivante, vous pourrez alors lire ensemble les documents et vous pourrez lui dire quoi modifier, c’est bien plus rapide et efficace.
4. Préférez des réunions plus longues
En 45 minutes, vous ne pourrez jamais aller au fond des choses même si bon nombre de détracteurs vous diront le contraire, ne les écoutez pas. Les bonnes réunions où quelque chose est produit durent en général plus de 3 heures. Alors ne sabotez pas vos réunions, elles coûtent cher.
Notons que de nos jours, les millénials n’ont plus la capacité à être focus. C’est un bon moyen de les forger. Ne faites pas de pause, les salariés sont encore capables d’être focus quelques heures. Sinon, demandez-vous ce qu’ils font là. Arrêtons cette mode qui consiste à assister le cerveau des gens sous le motif du job du 21e siècle émancipé. Pour éviter cela je ne recrute que des Bac+5, c’est déjà beaucoup plus simple à gérer, ils ont l’esprit bien fait.
5. Préparez des supports
Quoi qu’on en dise, un bon PowerPoint ça fait le job.
Refusez toutes les réunions qui n’ont pas un powerpoint détaillé. Montrer votre agacement lorsque les slides sont imprécis. Vous et votre comité de validation, vous ne pourrez pas les exploiter ensuite pour valider ce qui doit être fait.
Le manque de sérieux et le côté enfantin des supports présentés avec des gifs, des chatons et Bob L’éponge coûtent très cher aux entreprises (avez-vous compté le temps qu’il faut pour trouver ces images ?). Si vous en avez l’occasion demandez à votre service informatique de bloquer les sites qui propose ce genre de support. Indéniablement, les entreprises qui réussissent ne sont pas celles-là. Si encore tout fonctionnait parfaitement d’un point de vue technique avec des projets sans bug, livrés dans les temps et étant rentables. Mais cela n’est clairement pas le cas pour 99 % des projets français. Encore une exception à la Française.
Il n’y a qu’une vérité c’est un bon support, avec toute la matière qui vous permettra pour un projet d’avoir un périmètre bien cadenassé, respectant le triptyque indéniable Périmètre, Coût et Délais. Pas le temps pour les niaiseries dans tout cela.
6. Ne prenez jamais une décision en réunion
Ne vous précipitez surtout pas. Prenez le temps nécessaire pour prendre une décision. Comme le dit l‘expression, “la nuit porte conseil”. Veillez à toujours passer par votre processus de validation. C’est lorsque vous vous en écartez que vous vous en mordez les doigts. Créez un comité d’étude et de validation. Et si besoin, n’hésitez pas à refaire une réunion pour être sûr que tout est bien ficelé. Inutile de se hâter, cela est source d’erreur.
N’ayez aucun scrupule à relancer les sujets déjà abordés dans une réunion précédente pour vous assurer qu’il n’y a pas eu de changement, même si cela vous prendre 15 minutes de nouveau débat. Il n’est pas rare que des salariés peu scrupuleux oublient de vous dire certaines choses. Vous savez bien entendu quoi faire dans ce cas.
7. Évitez les compte-rendus
Cela ne responsabilise pas les salariés. S’ils ne savent pas le faire, vous savez quoi faire. Moi pour éviter cela, je ne recrute que des Bac+5 et leur fait passer un test psychologique.
La méthode de gestion de projet Agile le dit bien, la documentation c’est une perte de temps, évitez donc de faire des comptes rendu. De toute façon, chacun prend des notes et les participants sont suffisamment intelligents pour savoir quand une action est pour eux.
8. Une réunion, c’est sérieux
Pourquoi utiliser des icebreakers ou energizers, ou encore tout autre outil de brainstorming ? Non, une réunion c’est sérieux. Vous n’êtes pas là pour nous amuser n’est-ce pas. Nonobstant, je trouve ce genre de pratiques complètement insensées. Cela serait comme retourner à la maternelle, sans compter la perte de temps d’hurluberlu (déjà vécu lors d’une réunion à laquelle j’ai déguerpi après 3 minutes).
Les ouvriers se concentrent sur les babioles et prennent le tout comme un jeu d’animation, au lieu d’écouter finement les vrais propos de la réunion.
Si une réunion ne vous intéresse pas, vous n’avez pas besoin, j’en suis sûr, d’un trucmuche pour les envoyer bouler.
Si l’employé est trop timide pour dire “Vous, taisez-vous ! Vous avez assez parlé !” ou bien “Chers messieurs, je m’en vais de ce pas, je ne vois pas de profit à être ici présent !”, alors elle devrait plutôt aller voir un psychologue préférablement à jouer pour soi-disant trouver de l’aider.
Proposer des amusements aux développeurs, c’est responsabiliser vos employés de leurs ÉNORMES fautes : l’absence de qualité.
C’est introduire la perception que si votre logiciel est complètement bugué, ce n’est pas une catastrophe, et votre équipe aura quand même le sourire avec des cartounettes. À la limite, gardez le comme une récompense s’ils travaillent bien.
Et ne parlons pas de ceux qui dessinent au lieu de prendre des notes. Vous n’allez tout de même pas croire qu’ils en retiennent quelque chose.
9. Ne cherchez pas à être transparent
La méthode Agile, puisque tout le monde en parle, prône la transparence. Comment voulez-vous faire. Ce n’est pas possible d’être transparent sur tout. Nous sommes en France et nous devons respecter certaines lois.
Par induction, l’agilité en entreprise c’est ça : tout un stratagème créatif pour éviter de responsabiliser des gens. Se laisser prendre dans un système cyclique essuyant le passé et redessinant un nouveau futur, dans l’espoir d’avoir un orgasme devant une courbe. Bullshit.
N’écoutez que vous, restez ferme sur vos opinions et choix. Les autres doivent se rallier à votre voix, vous êtes le spécialiste. Inutile de leur expliquer, ils ne pourraient pas comprendre et puis cela vous regarde vous, cela mettrait en péril votre poste et position dans l’organisation.
10. Continuez tant que vous n’avez pas fini
Débordez l’horaire prévu si besoin, tant que vous n’avez pas terminé. Et même si si c’est par ce que vous êtes arrivé en retard à votre réunion à cause d’une autre réunion. Cela importe peu pour la prochaine réunion où, quand bien même, vos autres participants aurez quelque chose à faire, le sujet de votre réunion est plus important.
Refaire une réunion impliquerait de relancer tous les débats. Cela ne prendra sans doute que 15 minutes de plus, vous le valez bien !
11. Invitez autant de participants que nécessaire
Prenez garde à ce que tout le monde soit bien informé, ensuite vos employés vous reprocheront de ne pas être instruit. Vous avez besoin de tout le monde pour être sûr et certain d’avoir balayé tous les angles de votre sujet et de lever tous les obstacles. Même si un salarié ne participe que 5 minutes dans la réunion il a tout intérêt à être là, ces 5 minutes d’intervention vous le prouvent.
12. Feedback
Il y a tout une catégorie de Coach qui tâche, encore par un babillage infantilisant, de nous faire passer pour des incompétents et nous faire avaler leur ROTI. Et bien je n’ai pas faim, merci. Je considère cela une fois de plus superflu, et nous faisant perdre un temps de réunion bien trop précieux.
Je suis tout de même cadre, BAC+7, je sais encore me remettre en question et voir ce qui a fonctionné ou ce qui ne l’a pas. Pas besoin de cette rétroaction de l’information. Si quelqu’un à quelque chose à me dire qu’il vienne me voir nous nous expliquerons, il n’a aucune crainte à avoir. Ce n’est pas pour rien que tout le monde vient à mes réunions et chacun y travaille dure avant et après.
Que pensez vous de cet article ?
J’ai plus de 20 ans d’expériences dans plusieurs grands groupes du CAC40 et des réunions, j’en ai vues ! Croyez-moi ! Je n’en suis pas à ma première réunion et certainement pas à ma dernière, je ne suis pas prêt à lâcher la bride et ce n’est pas cette nouvelle génération de gamers millenials qui va me faire changer. Il y a sans doute des organisations comme ces petites startups sans avenir à qui tous ces petits joujoux vont bien, ceux-là ils peuvent bien changer, de toutes les façons ils n’ont rien. Par contre pour moi, je sais que je ne peux pas l’adapter, cela ne me concerne pas, je ne fonctionne pas, et ma société ne fonctionne pas comme cette catégorie d’empoicrée.
Allez, tenez bon ! Bientôt la retraite !
* Bon, vous l’aurez compris, cet article est volontairement provocateur et est une dérision de ce que nous pouvons vivre en entreprise. Toute ressemblance avec des personnes existantes ou ayant existé est purement fortuite.
“Il vaut mieux mobiliser son intelligence sur des bêtises que mobiliser sa bêtise sur des choses intelligentes”
Les Shadoks
