Multitasken. Niemand kan het. Sterker nog, multitasken is slecht voor je focus en je maakt sneller fouten door. Het veroorzaakt stress en je bent al met al langer bezig met de werkzaamheden. Wat zijn de negatieve effecten van multitasken en hoe kom je er eigenlijk vanaf? In dit artikel delen we 7 gevolgen van multitasken en 5 manieren hoe je ermee kunt stoppen.
Zomaar een gewone werkdag
Herken je dit? Je werkt lekker aan een rapport dat binnenkort af moet zijn. Ineens vraagt een collega hoe het zit met Project “X”, waar je ook nog dingen voor moet doen.
Je laat je rapport even voor wat het is, dat pak je later wel weer op. Nu eerst maar even dat belangrijke werk voor Project “X” doen. Waar was je ook alweer gebleven? De laatste keer dat je er iets aan hebt gedaan, was vorige week. Even wat mails teruglezen over het project, je eigen aantekeningen bestuderen en je pakt de draad weer op.
Een uur later komt er een Whatsapp-melding binnen op je telefoon van je manager. Hij wil absoluut vóór het eind van de dag een overzicht van alle tot nu toe bestede uren voor Project “Y” hebben in een spreadsheet. Het is urgent! Je stopt onmiddellijk met jouw werk aan Project “X”, want je kan het urgente werk voor jouw manager niet laten wachten. Maar waar staat ook alweer juiste sjabloon voor die spreadsheet? Je doet dit immers ook niet elke week. Na wat zoeken en kijken hoe het ook alweer werkt, kun je eindelijk aan de slag.
Jij bent nu aan het “multitasken”… auw!
Jouw werkdag is nog niet eens halverwege en je bent nu al met drie dingen tegelijkertijd bezig. Nou ja, niet letterlijk natuurlijk. Want écht multitasken kan niemand. Nee, ook vrouwen niet. Mensen kunnen niet multitasken als het om cognitieve taken gaat. Zaken waar serieus denkwerk bij nodig is, gaan echt niet samen of door elkaar.
Multitasken betekent in de praktijk vooral switchen tussen taken en tussen context. Je schakelt continu tussen alle taken die je gestart hebt, maar nog niet hebt afgerond.
Sommige mensen zijn uit zichzelf geneigd om (te) veel tegelijk te doen. Uit bovenstaand voorbeeld blijkt dat de druk die andere mensen op jou uitoefenen, ook kan resulteren in context switchen. En context switchen heeft een aantal negatieve gevolgen voor jou en jouw werk.
Ik ga hieronder 7 gevolgen noemen van context switchen. Bij de laatste ga ik uitgebreider in op de tijd die je erdoor verliest. Maar eerst doen we een klein gedachte-experiment.
Gedachten-experiment: autorijden in een onbekende stad
Dit gedachten-experiment laat zien hoe ingespannen denkwerk van invloed is op jouw vermogen om daarnaast tegelijkertijd iets anders te doen. Stel je eens de volgende situatie voor:
- Je bent onderweg naar een bestemming en rijdt als bestuurder in een auto in een grote drukke stad. Je bent hier nog nooit eerder geweest.
- Overal om je heen zijn andere auto’s die jou links en rechts inhalen. Brommers en scooters zigzaggen zich een weg door de chaos. Overal zie je (soms onbegrijpelijke) verkeersborden, rotondes en verkeerslichten.
- Jij probeert koortsachtig straatnaambordjes te lezen terwijl je tegelijkertijd probeert een aanrijding te voorkomen.
Dan stelt opeens een van je passagiers je een vraag: “Zag je die man met die berenmuts op?”
Grote kans dat je geïrriteerd reageert met: “Welke man!? Ik probeer de weg te vinden en concentreer me op het verkeer!” of “Welke man!? Fijn! Nu heb ik de afslag gemist en heb ik geen idee meer waar we zijn.”
Cognitief werk vernauwt je aandacht, zodat je gefocust je ding kunt doen. Er is geen ruimte meer om aandacht te geven aan iets anders, zoals mannen met berenmutsen. Conclusie: multitasken gaat niet bij cognitief werk.
De 7 effecten van context switchen
1. Onafgemaakte taken blijven je bezighouden – Zeigarnik effect
Dit effect werd genoemd naar de Russische psychologe Bluma Zeigarnik, die de eerste geheugenexperimenten deed om deze veronderstelling te toetsen. Haar promotor, de bekende Gestaltpsycholoog Kurt Lewin, kwam op dit idee toen hij op een terras, zittend in Berlijn, constateerde dat de obers goed herinnerden wat er geconsumeerd was aan tafeltjes die nog niet hadden afgerekend. Maar ze wisten vrijwel niets meer van wat er gebruikt was aan tafeltjes waarmee zij al wel hadden afgerekend.
Heb je een taak afgerond, dan kun je het afsluiten. Je kunt dan stoppen met eraan te denken. Onafgemaakte zaken blijven ons bezighouden. We hebben afsluiting nodig.
2. Het verstoort je focus, concentratie en flow
Context switchen verstoort het vermogen om je aandacht ergens voor langere tijd op te richten. Focus en concentratie zijn voorwaarden om in een flow te komen. ‘Flow’ is een mentale staat waarbij je zó diep en geconcentreerd in je taak zit, dat je de tijd vergeet en je je helemaal kunt geven.
3. Het leidt tot verlies van context
Overmatig schakelen tussen te veel taken versnippert je aandacht. In plaats van met focus aan een project te werken, doe je nog tien andere dingen ernaast. Ieder klein snippertje werk dreigt zijn verbinding met een groter geheel kwijt te raken.
4. Het is slecht voor je brein en je IQ
Een studie van de University of London laat zien dat het tegelijkertijd uitvoeren van meerdere cognitieve taken, kan leiden tot een afname in IQ-scores tot wel 15 punten. Dat is vergelijkbaar met het effect van het roken van cannabis of een hele nacht wakker blijven.
Overdadig multitasken verzwakt ook je geheugen. Het continu schakelen tussen taken conditioneert jouw brein om een kortere aandachtsboog te krijgen. Het verzwakt bovendien je geheugen.
5. Het veroorzaakt stress en vermoeidheid
Overmatig context switchen verhoogt de productie van het stresshormoon cortisol in je brein. Als er veel verschillende zaken vechten om jouw beperkte aandacht, dan werkt je brein hard. Je verbrandt dan snel glucose. Dat leidt weer tot vermoeidheid en het slechter uitvoeren van je werk. Houdt dit langer aan, dan liggen overbelasting en mogelijk zelfs een burn-out op de loer.
6. Het leidt tot meer fouten in je werk
Een achteruitgang in het mentaal vermogen om veeleisende taken uit te voeren, zal de kwaliteit van het werk verminderen. Sommige taken vereisen nou eenmaal meer concentratie dan andere werkzaamheden. Ga je context switchen, dan is de kans groot dat je fouten maakt.
7. Het zorgt dat al je werk langer duurt om af te ronden
Iedere keer als jij tussen taken schakelt, verlies je kostbare tijd. Een onafgemaakte taak opnieuw oppakken heeft tijd en concentratie nodig. Misschien moet je nog even kijken waar je bent gebleven, of heb je nog hulp nodig van een collega voordat je verder kunt. Het kost je brein bovendien tijd om de switch te maken van deze taak naar de volgende. Als je gefocust aan een taak werkt, dan heb je 100% van je tijd en aandacht beschikbaar voor die ene taak.
Zodra je gaat schakelen tussen taken, verlies je ongeveer 20% aan tijd en capaciteit per context switch! In de grafiek zie je dat dit bij het schakelen tussen 3 taken, al oploopt tot 40% tijdsverlies.
In de volgende afbeelding zie je wat context switchen met de doorlooptijd van werk doet. In de bovenkant zie je wat er gebeurt als je schakelt tussen drie taken of projecten die allemaal tegelijk “in voortgang” zijn. Daaronder zie je wat de doorlooptijd is als je eerst een taak volledig afrondt, voordat je de volgende oppakt.
Het afmaken van werk voordat je aan iets nieuws begint, heeft positieve gevolgen voor de totale doorlooptijd van je werk. Te veel zaken tegelijk doen of onder handen hebben, vertraagt alles. Dit geldt zowel op individueel niveau als op team niveau.
Hoe kun je stoppen met te veel tegelijk doen
En dan de grote hamvraag: hoe stop je ermee? Er zijn een aantal dingen die je kunt doen.
Stop met het belonen van druk doen
In veel organisaties wordt er met bewondering gekeken naar “drukdoeners”. Deze mensen worden beloond met bewondering of zelfs aanzien. Het laat ze alleen maar drukker worden en minder effectief. Een averechts effect dus. Het zou slimmer zijn om mensen af te remmen voor drukke activiteiten en hen juist te belonen voor het werk dat ze daadwerkelijk afronden.
Stop met druk op mensen uitoefenen
Als mensen al veel werk op hun bord hebben, helpt het zeker niet om ze nog meer werk te geven. Hoe meer taken tegelijk, hoe langer het duurt voordat alles af komt. Denk daarnaast ook aan de risico’s van psychische overbelasting. Zeker de combinatie van een grote werklast en opgelegde en onrealistische deadlines, kan ervoor zorgen dat mensen sneller een burn-out krijgen.
Stop met dingen onnodig urgent te maken
Als dingen te lang duren, hebben mensen (managers) vaak de neiging om die zaken “urgent” te maken. Zo hopen ze dat men er extra aandacht voor krijgt. Vaak voel je je dan inderdaad ook zodanig onder druk gezet dat je op stel en sprong aan de slag gaat.
Een betere manier om werk sneller af te krijgen, is juist door minder tegelijk doen. Het misbruiken van het “urgentie-wapen” werkt dus eigenlijk averechts.
Maak je werk zichtbaar: haal het uit je hoofd
Kenniswerk speelt zich af in je hoofd. Het is dus onzichtbaar. Haal het daarom UIT je hoofd en probeer het zichtbaar te maken. Dit maakt het managen van die taken makkelijker. Je kunt bijvoorbeeld een simpel Kanban-bord gebruiken. Ik geef onderaan een voorbeeld van een simpel bord.
Zet een limiet op je work in progress (WIP)
Heb je je werk zichtbaar gemaakt? Dan is het tijd voor de volgende stap: zet een limiet op de hoeveelheid taken die je doet. We noemen dat je “WIP limiteren”. WIP staat voor work in progress; al het werk waar je mee bezig bent en dat nog niet gereed is.
In onderstaand voorbeeld heb ik een limiet van drie gezet op mijn “doing” kolom. In die kolom staat al het werk waar ik mee bezig ben. Zolang er net zoveel taken in die kolom hangen als de hoogte van de limiet, pak ik geen nieuw werk op. Pas als er twee of minder zijn, heb ik ruimte om nieuw werk op te pakken.
De WIP-limiet zorgt er onder andere voor dat:
- ik focus houd op de zaken die ik onder handen heb;
- ik eerst iets moet afmaken vóórdat ik iets nieuws kan oppakken;
- ik minder ga context switchen;
- de doorlooptijd van mijn werk korter wordt.
Conclusie
Multitasken of context switchen is slecht voor jou én slecht voor de doorstroming van je werk. Geef je er te veel aan toe, dan ben je heel druk en krijg je weinig af. Wat je uiteindelijk wel afkrijgt, duurt langer dan wanneer je niet zou multitasken.
In de Kanban manier van werken ligt de focus juist op het verminderen van de hoeveelheid werk die je tegelijkertijd doet. Je verbetert de flow in je werk door focus aan te brengen.
Kanban doet dit door:
- Je werk en werkproces te visualiseren;
- Je WIP te limiteren;
- De flow van je werk te observeren en te managen.
Als je hier meer wilt leren over Kanban en het verbeteren van je werkprocessen, lees maar dan deze artikel (in het Engels) en hou dan onze volgende blogs in de gaten.
