Johan, Product Owner chez Wemanity, a accompagné un groupe industriel français dans le cadre du développement et des évolutions de leur site web destiné aux professionnels de santé. Ce site facilite le suivi à domicile de plus 1,8 million de patients atteints de maladies chroniques. Ce produit ambitieux concerne plusieurs marques internes, ce qui implique la participation de nombreuses parties prenantes. À travers ce témoignage, découvrez les défis spécifiques d’un projet aux multiples stakeholders, les clés d’une organisation efficace, les écueils du travail à distance et les moteurs d’un engagement durable de toutes les parties prenantes.
1. Gestion de projet : qui est le responsable ?
Le lancement d’un projet nécessite la participation active des diverses parties touchées par ce dernier. La liste des acteurs peut être plus ou moins longue en fonction des projets. Elle comprend le client à l’origine du projet, l’équipe projet, les utilisateurs finaux, les experts qui peuvent apporter leur éclairage, etc.
S’appuyer sur des rituels incontournables et des outils indispensables
Lors de la création d’un projet, la gestion de nombreuses parties prenantes peut s’avérer délicate. Chaque équipe sollicitée a ses propres objectifs, ses priorités spécifiques, etc., ce qui peut compliquer l’atteinte d’un point d’accord. Savoir s’organiser devient essentiel pour le ou les product owners qui orchestrent le projet. Pour mieux aider une entreprise, l’équipe de Johan travaille, notamment, avec la méthologie Scrum. Ce processus agile comprend 4 cérémonies fondamentales : le sprint planning, le daily meeting, la sprint review et la rétrospective.
Cette méthode agile facilite le travail lors de la gestion d’un projet. Elle nécessite les compétences d’un Product Owner (PO) qui servira de lien entre le client et l’équipe ou les divers groupes impliqués dans le processus.
Définir le rôle du Product Owner et ses tâches dans la gestion du produit
Avant tout, sachez que ce professionnel n’est pas à proprement parler un manager. Dans les projets agiles, il est responsable des équipes de développement et des diverses actions visant à optimiser la valeur du produit demandé. Pour cela, il doit tenir compte des diverses exigences des utilisateurs ciblées.
Ce professionnel est responsable de la bonne réalisation du produit. Ainsi, il communique aux équipes de développement les exigences des clients qui sera présentée sous la forme d’une liste de tâches hiérarchisées. Cette dernière est également appelée product Backlog.
Gérer le product Backlog est un rôle dévolu au PO. Dans une entreprise recourant à la méthode Scrum ou autre, le PO doit mettre en place divers éléments appelés incréments. Ces derniers permettent de définir les fonctionnalités du produit réclamé par les clients. Ces incréments assureront donc l’amélioration continue de la commande.
Le métier de PO consiste à manager une ou plusieurs équipes pour atteindre l’objectif fixé. Bien sûr, pour obtenir les résultats attendus, diverses réunions de management et d’amélioration sont nécessaires.
Les réunions pour bien réussir un projet
Les réunions sont nécessaires tout au long du projet pour assurer sa réussite. Tous les acteurs doivent y participer afin qu’ils disposent tous du même niveau d’informations. Réussir à identifier les parties prenantes essentielles à embarquer dans telle ou telle réunion est primordial.
Pour Johan, le rendez-vous le plus important est sans conteste la sprint review, ou revue de sprint :
La Sprint Review est un moment d’échange clé avec les parties prenantes, où l’on montre ce que l’on a réalisé et où on prévoit la suite. Ces points de rencontre bimensuels nous assurent d’avoir des retours d’informations réguliers, de l’échange et de la vision ».
Pour réussir à avancer tous ensemble dans la même direction, Johan et son équipe ont établi des points de synchronisation supplémentaires avec les différentes parties prenantes.
« Ces points ont été élaborés en co-construction : les parties prenantes sont impliquées dès le début, ce qui permet à tout le monde d’avoir une vision d’ensemble du projet ». Pouvoir s’appuyer sur « ces points récurrents est essentiel. Et d’autant plus aujourd’hui, dans un contexte où les points officieux sont beaucoup moins faciles ».
Important : pour éviter les trous dans la raquette, il faut s’assurer que chacune des parties prenantes soit représentée dans les réunions. Sur des thématiques complexes, on peut découper les sujets et avoir un représentant par expertise, par exemple.
Bon à savoir : pour Johan, quand on travaille sur un projet avec de nombreux stakeholders, les outils les plus utiles du product owner sont : - La roadmap : « souvent compliquée à construire, surtout avec de nombreuses parties prenantes, mais une fois que c’est fait, on a notre fil rouge, on sait vers quoi on va aller. » - Le backlog : « c’est un peu ta liste de courses, il est incontournable pour la planification. On a fait le choix d’avoir un backlog partagé, pour que les priorités de chacun soient visibles. Ça permet d’avoir une vision commune sur le projet. »
La bonne idée : déporter une partie de la priorisation au niveau des parties prenantes
Pour minimiser d’éventuelles guerres de clocher, Johan et son équipe ont demandé aux différentes parties prenantes de se créer un point de synchronisation antérieur, au sein duquel elles établissent entre elles leurs priorités, pour arriver auprès de l’équipe projet avec un besoin abouti.
Ce qui est essentiel, « pour être sûr que les gens travaillent sans se marcher sur les pieds, c’est d’inclure toutes les parties prenantes. On discute toujours avec tout le monde et pas seulement une partie prenante, puis une autre, etc. De cette manière, elles voient les problèmes et les enjeux de chacun, ce qui aide à se recentrer sur les objectifs communs. ».
« Sur des besoins plus complexes, on n’hésite pas à faire des réunions supplémentaires, ou des discussions informelles sur différents sujets. On multiplie les canaux de communication, et on accompagne les stakeholders pour les aider à formaliser leurs besoins ».
2. Gestion de projet et télétravail : les responsabilités de chaque acteur
Depuis mars 2020, le télétravail s’est petit à petit généralisé, jusqu’à s’imposer 5 jours par semaine dans beaucoup d’entreprises. Cela a induit diverses difficultés au niveau du management.
Sur un projet avec de nombreuses parties prenantes, un Product Owner peut se retrouver face à des problématiques inédites jusque-là :
- La complexification de l’onboarding : avec les confinements et les contraintes sanitaires, certains stakeholders n’ont pas pu rencontrer les équipes physiquement.
- La difficulté à avoir des échanges « informels » : si auparavant, les problèmes mineurs pouvaient être réglés à la machine à café ou lors d’un déjeuner, aujourd’hui dans la majorité des cas, il faut prévoir des points dédiés pour aborder les sujets. « Nos agendas ressemblent à des sapins de Noël… ! » nous confie Johan.
- La diminution du contact visuel : les réunions où la caméra des participants est activée sont marginales. Que ce soit pour des contraintes techniques ou par souci de préservation de l’intimité, les meetings ont souvent lieu face à des écrans noirs ou des photos.
Pour adresser les nouveaux challenges du full remote, Johan nous confie que la messagerie instantanée est devenue essentielle : « On a créé des groupes de discussion qui réunissent les différentes parties prenantes, en séparant les sujets pour plus de clarté. Ça ne remplace pas la discussion en direct bien sûr mais ça permet d’échanger de manière moins formelle que dans un meeting ».
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3. Le défi du Product Owner : fédérer chaque acteur
Motiver et engager de multiples stakeholders est un challenge en soi, et encore plus aujourd’hui. Pour Johan, réussir à mobiliser les parties prenantes passe par trois étapes.
La première : réunir des personnes qui ont un bon état d’esprit : approche positive, flexibilité, envie de collaborer. « Avoir les bonnes personnes, c’est tellement important pour avancer ensemble. Nous, on a cette chance que toutes nos parties prenantes soient dans ce mindset ». C’est vrai aussi pour tous les autres intervenants du projet évidemment : les product owners, les développeurs, le scrum master, etc.
En deuxième lieu, viennent indubitablement la communication et la transparence.
« Pour réussir à faire travailler les parties prenantes ensemble, il faut qu’elles aient un objectif commun. Et pour qu’elles puissent travailler ensemble, il faut qu’elles aient les informations. Le product owner doit vraiment mettre l’accent sur la communication et la transparence. Il faut que les parties prenantes sentent qu’ensemble, elles sont plus fortes que toutes seules. Nous invitons les parties prenantes à toutes nos démos, toutes nos reviews […] Cela paraît simple comme bonjour de dire qu’il faut être transparent et communiquer, mais c’est loin d’être fait partout… »
Pour entraîner l’engagement des parties prenantes, Johan milite pour un échange constructif autour des réussites, des succès…mais aussi des échecs !
Zoom sur les bénéfices insoupçonnés du partage d’un échec Johan et son équipe se sont retrouvés dans une situation où ils avaient trop de choses en parallèle en cours de développement. Une partie des développements était presque terminée, mais l’autre non, ce qui a bloqué la production de l’ensemble, provoquant un retard de 1 à 2 mois sur leur cycle de production. Dès qu’ils se sont rendus compte du problème, ils en ont informé les parties prenantes et ont agi pour trouver des solutions. Non seulement, cela a permis que le lien de confiance soit préservé avec les stakeholders, mais ils ont pris conscience que certains des besoins qu’ils exprimaient n’étaient sans doute pas assez documentés. Les parties prenantes ont ainsi demandé à l’équipe produit de refuser les sujets si le besoin n’est pas suffisamment qualifié. La communication et la transparence autour de ce raté aura permis d’atteindre un nouveau stade de maturité dans la relation entre parties prenantes et équipe projet.
Enfin, pour engager et motiver les décideurs, le product owner doit réussir à se rendre disponible. « Dès qu’il y a des questions, des interrogations, c’est important de pouvoir répondre dans des délais assez rapides. »
« Quand une nouvelle partie prenante arrive par exemple, on lui fait systématiquement une petite présentation : Comment fonctionne l’équipe ? C’est quoi la méthode Scrum ? … C’est aussi l’occasion pour elle de nous poser toutes les questions qu’elle peut avoir sur l’organisation du projet ».
Le mot de la fin : « En étant disponible, en montrant qu’on réussit les choses, mais aussi en n’hésitant pas à reconnaître les ratés, en étant transparent, et en même temps en faisant collaborer des personnes qui ont toutes le bon mindset, on arrive à développer un climat de confiance et une envie d’avancer ensemble. Ça donne envie de faire plus, et de donner plus. »
