Scrumban: hoe combineer je het beste van twee werelden?

Scrumban, bedacht in 2009 om teams soepel te laten overstappen van Scrum naar Kanban, is een op zichzelf staand framework geworden. Op het eerste gezicht lijkt het een hybride framework, maar Scrumban is niet zomaar een samenraapsel van Scrum en Kanban. Wat is de toegevoegde waarde van de twee modellen? En hoe kan je Scrumban het beste toepassen? Leer meer over deze methode door de ervaringen van Coline, Scrum Master bij Wemanity.

1. Scrumban, de perfecte mix tussen Scrum en Kanban

De Scrum- en Kanban-frameworks maken beide productontwikkeling mogelijk, maar hebben elk een eigen werkwijze. Scrumban verbindt de twee frameworks met behoud van de voordelen van beide.

Scrum en Kanban, twee verschillende benaderingen…

Het door Lean geïnspireerde Kanban is een agile methode gebaseerd op sterk visueel management. Het is een time boxed framework op basis van het concept van pull & flow. Het team trekt zelf het werk, op basis van beschikbaarheid, naar zich toe. Hierdoor is deze hoeveelheid beperkt en het is mogelijk om, in een proces van continue verbetering, problemen op te lossen wanneer ze zich voordoen. Kanban staat ook bekend om zijn visuele voordelen. Bij deze vorm van projectbeheer worden de taken voor iedereen zichtbaar op een bord weergegeven, zodat het team de voortgang van het project real time  kan volgen.

Omgekeerd werkt Scrum in pushflow . De uit te voeren taken worden bij de start gedefinieerd, met een sprint-tempo. Het raamwerk onderscheidt zich ook door het bestaan ​​van rollen en events tijdens de sprint.

… die samenkomen in Scrumban

Pull of push? In Scrumban vinden we uiteindelijk de pull-flow die specifiek is voor Kanban. Het model leent daarbij veel van de basiselementen van Scrum. Het team bestaat dus uit een Scrum Master, een Product Owner en developers , die allemaal dezelfde verantwoordelijkheden hebben als in een Scrum-team. Net als bij Scrum wordt het werk georganiseerd in een duurzaam tempo, een iteratieve aanpak en korte deadlines, maar met behulp van een Kanban-bord.

Een belangrijke opmerking: in tegenstelling tot wat men zou denken, bestaat Scrumban niet uit het beoefenen van Scrum aan de ene kant en het hebben van een visuele managementtool aan de andere kant! “In Scrum kun je ook aan visueel management doen”, zegt Coline.“In Scrumban worden taken die uitvoerbaar zijn opgepakt zodra er capaciteit is. Buiten het gebruik van het Kanban-bord gaat het team dus anders te werk, zonder dat alles van te voren is gepland voor de gehele duur van de sprint.“

De voordelen van Scrum en Kanban in één framework

De verschillen tussen Scrum en Kanban zorgen juist voor toegevoegde waarde. Door Scrumban te toe te passen, geeft een team zichzelf de mogelijkheid om sterke punten van beide te combineren!

Aan de kant van Kanban maakt on-demand productie het mogelijk om kosten te optimaliseren, snel problemen op te sporen en te corrigeren. Visueel management draagt ​​bij aan het creëren van transparantie binnen het team. Het vergemakkelijkt de communicatie en dient met name om knelpunten zichtbaar te maken. Over het algemeen wordt de methode gebruikt voor het verbeteren van het workflowbeheer en het sneller oplossen van problemen tijdens ontwikkeling.

Wat Scrum betreft, zijn het vooral de events die interessant zijn volgens Coline: “Scrum is erg ingekaderd, met verplichte rituelen die de iteratie benadrukken, elk met zijn eigen belang. De Sprint Review biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om feedback te verzamelen en een proces van verbetering aan te gaan, wat waardevol is. Meer in het algemeen helpen Scrum-rituelen de drie pijlers van het framework te waarborgen, namelijk transparantie, inspectie en aanpassing.”

De samenkomst van Scrum en Kanban heeft uiteindelijk het voordeel dat het de mogelijkheid van een framework combineert met behoud van een zekere flexibiliteit. Met andere woorden: om de starheid en de race naar het doel te voorkomen, wat Scrum vaak wordt verweten.

2. Belangrijk te weten vóór je begint met Scrumban

Scrumban past zich aan de context van productie en transformatie aan. Er moeten echter bepaalde randvoorwaarden worden gerespecteerd om Scrumban succesvol te kunnen beoefenen.

De samenstelling van het team

Als de rollen dezelfde zijn als in Scrum, moet het team dus juist dit framework goed begrijpen. De verschillen echter moetenn expliciet gemaakt worden om verwarring te voorkomen. Dit geldt vooral voor het tot stand brengen van een continue stroom van elementen en de rol van  de Product Owner , die volgens Coline een andere rol heeft dan bij Scrum: “De Product Owner is altijd verantwoordelijk voor het prioriteren van de product backlog en alle taken die tijdens de iteratie moeten worden uitgevoerd. Er is echter geen sprintdoel. Het team neemt zelf de volledige verantwoordelijkheid.”

Bovendien is het beter om Scrumban te oefenen met een volwassen team: “Meestal is het een kwestie van Scrumban voorstellen aan een Scrum-team dat wil overstappen naar Kanban, een introductie van Scrumban bij een team dat alleen Kanban kent komt minder vaak voor. Om een goed experiment op te zetten , heeft het de voorkeur dat het team vertrouwd is met Scrum. Het meest ideale is dat het team zelforganiserend is. Teamleden moeten niet alleen de best practices van Scrum kennen, maar ook weten hoe ze afstand kunnen nemen van hun eigen werk en dat van anderen.”

Inrichting van het werk

In Scrumban is er geen sprint backlog: de Product Owner verdeelt de taken stapsgewijs. Er wordt gewacht tot de ontwikkelaars het werk in uitvoering hebben voltooid om opnieuw werk binnen te halen, gebaseerd op de limieten die er zijn aan werk in uitvoering (Work in Progress of WIP) die vooraf met het team zijn bepaald.

Het is dus de kwestie van real time prioritering die het belangrijkst is, zoals Coline uitlegt: “We hebben een bepaald aantal WIP-limieten, die we niet kunnen overschrijden. We maximaliseren wat is gedaan voordat we aan nieuwe taken kunnen beginnen. Dit maakt het werk vloeiender en beperkt de overbelasting”

Visueel management met een Kanban-bord

Om in Scrumban te werken, moet het team een ​​bord hebben die de workflow weergeeft, met kolommen die overeenkomen met de verschillende fases.

Concreet gaat het erom de kolommen “te doen” (“to do”), “in behandeling” (“in progress”) en “gereed” (“done”) aan te vullen met een kolom “test”. Het gebruik van het bord is dan heel eenvoudig. Elke taak wordt genoteerd op een Kanban-kaart in de vorm van een post-it  (papier of digitaal, afhankelijk van het medium). De taken worden vervolgens door de teamleden van de ene kolom naar de andere verplaatst, totdat ze zijn voltooid en in de rechterkolom zijn geplaatst. Het team is ook vrij om kleurcodes te maken of de taken per kolom te classificeren op basis van hun prioriteit, eventueel door nummers toe te voegen.

“Het is aan te raden om naast het Kanban-bord een Cumulative Flow Diagram te maken en te gebruiken ”, adviseert Coline . “Dankzij deze grafiek visualiseren we de aanvragen die zich opstapelen. Het bord moet ook duidelijk aangeven wat de WIP limieten zijn, dat wil zeggen de minimale en maximale toegestane hoeveelheid werk.

De events die worden gepland

In Scrumban is er geen sprintplanning. Er is dus ook geen Sprint Planning event zoals die in Scrum bestaat. Aangezien de Product Owner een doel stelt zonder, de te ontwikkelen, user stories te presenteren, is de kick off meeting meer een event om de doelstelling van de sprint te definiëren.

Het team kan echter besluiten de andere Scrum-events over te nemen:

• de Daily, om snel de voortgang te communiceren;
• de Sprint Review, om de nieuwe features van het product te presenteren en feedback te krijgen, om de reeds ontwikkelde elementen te prioriteren en/of aan te passen,
• de Sprint Retrospective, om de ontwikkelingscyclus te evalueren en verbeterpunten te identificeren.

De te volgen indicatoren in Scrumban

Binnen Scrumban worden de Kanban-indicatoren gebruikt. Je zou dus zicht moeten hebben op de Lead Time, dat wil zeggen de tijd die verstrijkt tussen het opvoeren van een taak in het Kanban-bord en het moment dat deze in de kolom “gereed” belandt.

Cycle-time is ook waardevol:  “Het is belangrijk te kijken hoe lang een taak in een kolom blijft. Dit is belangrijk om tijdrovende taken op te sporen en de oorzaken te achterhalen.”

Past Scrumban bij jouw team?

Hoewel Scrumban voordelen heeft, is het niet in elke context geschikt. “Sommige teams gebruiken het framework om over te stappen op Kanban, maar kiezen ervoor om uiteindelijk Scrumban te behouden”, merkt Coline op. “Aan de andere kant is het model geen magische oplossing! Het lost de moeilijkheden die een team ondervindt bij het gebruik van bijvoorbeeld Scrum niet op. Je moet het dus alleen gebruiken als je zowel van de voordelen van Scrum of Kanban wilt profiteren en het project zich ervoor leent. Scrumban is dus geschikt voor projecten waarvan de werkdruk bij opstart moeilijk in te schatten is.”

Zoals bij iedere methode, zal Scrumban alleen echt nuttig zijn als de werkwijze past bij en voldoet aan de specifieke behoeften. Zelfs als dit betekent dat het moet worden aangepast zodat het team er mee aan de slag kan.

Samengevat