Méthode Scrum Agile : définition et mode d’emploi

Dans la grande famille de l’agilité, le framework Scrum a le vent en poupe ! Si vous vous intéressez à la gestion de projet et êtes en quête constante de solutions pour améliorer l’organisation et la productivité de vos équipes, vous en avez forcément entendu parler. Selon le rapport State of Agile sorti en novembre 2020, 58% des entreprises qui s’engagent dans la voie de l’agilité choisissent Scrum. Comment expliquer ce succès ? En quoi consiste vraiment cette méthode devenue incontournable ? Nous vous proposons de découvrir l’essentiel de la méthodologie Scrum et de disposer de clés pour l’implémenter dans votre entreprise, à travers les conseils de Michael Gicquel et Quentin Caputi, Scrum Masters chez Wemanity.

1. Les bases posées dans le Scrum Guide
   Les principes de Scrum
   L’état d’esprit de Scrum
   La répartition des rôles au sein d’une équipe Scrum
   Les événements prévus dans la méthodologie Scrum
2. Les avantages du framework Scrum
   Une méthode de gestion de projet efficace
   Des équipes Scrum engagées
   Un framework utilisable par tous et adaptable
3. Comment implémenter Scrum dans son organisation ?
   Bien composer sa Scrum Team
   Amener de la transparence en pratique
   Le cadre de travail et les outils
   Manager une équipe Scrum

1. Les bases posées dans le Scrum Guide

Scrum est une méthode de gestion de projet qui a été développée dans les années 1990 par Jeff Sutherland et Ken Schwaber, deux des spécialistes du développement logiciel à l’origine du manifeste agile. Depuis, plusieurs versions se sont succédées, mais les principes, l’état d’esprit, la composition des équipes et la planification des événements restent les mêmes.

Les principes de Scrum

On en dénombre trois, tous liés entre eux et valables pour tous les projets.

• Transparence : Scrum repose sur la circulation et la bonne compréhension des informations relatives au projet, en particulier en ce qui concerne l’état d’avancement, mais aussi les points de blocage.

• Inspection : la méthodologie agile Scrum est basée sur un processus itératif, dans lequel l’équipe vérifie de façon régulière que ce qu’elle a produit se situe dans une limite acceptable par rapport à ce qui était attendu.
  
• Adaptation : ce processus permet à l’équipe de corriger les écarts constatés au fur et à mesure. Elle est invitée constamment à prendre du recul sur son travail (organisation, outils…) dans l’optique de répondre toujours mieux aux objectifs et aux exigences de la gestion de projet.

L’état d’esprit de Scrum

Au-delà de constituer une méthode de gestion de projet, le Scrum correspond aussi à une théorie, voire à une philosophie, dans laquelle on retrouve tous les éléments de posture propres à l’agilité. Comme le rappelle le Scrum Guide 2020, la méthode agile Scrum est fondée sur l’empirisme et la pensée Lean. Concrètement, cela signifie que l’équipe avance de façon très pragmatique à partir des constats qu’elle fait, s’agissant notamment des écarts à corriger.

La pensée Lean, quant à elle, implique de se focaliser sur l’essentiel. Sur ce point, il s’agit pour l’équipe de travailler dans une logique de développement incrémental : chaque partie du projet à réaliser doit être utilisable et se traduire par un livrable. Globalement, la méthodologie Scrum pose donc un cadre de travail visant à délivrer le maximum de valeur au client final, en réduisant le plus possible le gaspillage (de temps, d’argent…).

La pensée Lean, quant à elle, implique de se focaliser sur l’essentiel. Sur ce point, il s’agit pour l’équipe de travailler dans une logique de développement incrémental : chaque partie du projet à réaliser doit être utilisable et se traduire par un livrable. Globalement, la méthodologie Scrum pose donc un cadre de travail visant à délivrer le maximum de valeur au client final, en réduisant le plus possible le gaspillage (de temps, d’argent…).

La répartition des rôles au sein d’une équipe Scrum

Lors de la planification des différents projets, une équipe Scrum doit être mise en place. Elle se compose toujours d’un Scrum Master, d’un Product Owner et de développeurs – au sens large du terme, celui-ci désignant les membres en charge de l’exécution des diverses tâches nécessaires et de la réalisation du produit livrable.

• Le Product Owner représente le client final. Présent à chaque réunion ou mêlée, il intervient pour exprimer et prioriser les besoins et exigences du client, sous la forme de récits utilisateurs (user stories) qui, une fois réunis constituent un carnet de produit (Product Backlog).
• Le Scrum Master joue quant à lui un rôle de support et de facilitation bien qu’il ne soit pas chef de projet. Il assure la compréhension et l’adhésion au modèle Scrum. Au service de l’équipe du Product Owner et de l’équipe de développement, il facilite la mise en place et le bon déroulement des événements, encourage les interactions et contribue à maintenir la motivation. Sa mission est également de veiller à ce que les personnes extérieures aux projets puissent comprendre les divers processus établis.
• Enfin, les développeurs se chargent de l’opérationnel, en livrant des fonctionnalités de façon régulière. Dotés de multiples compétences, ils forment un groupe pluridisciplinaire et autonome travaillant main dans la main pour le développement et l’avancement du produit final.

En général, une équipe Scrum ne dépasse pas 11 personnes au total. « Au-delà, précise Michael Gicquel, les interactions deviennent plus compliquées ».

Les événements prévus dans la méthodologie Scrum

Dans le framework Scrum, le projet est découpé en phases d’itération appelées « sprints ».

Les sprints sont encadrés, avec les règles suivantes :

• Le nombre de sprints pour atteindre l’objectif final est variable : il dépend de l’ampleur du projet, des tâches à réaliser, des fonctionnalités nécessaires et des capacités de l’équipe.
• Un sprint (réunion) a une durée limitée, comprise entre une et quatre semaines.
• Lorsqu’un sprint se termine, un nouveau sprint commence.

Chaque sprint commence par un Sprint Planning, une première réunion destinée à fixer les objectifs du sprint, mais aussi à sélectionner les éléments du Backlog sur lesquels travailler. L’équipe définit également ses méthodes de travail et arrête les critères qui permettront de considérer qu’une user story a été traitée (ces critères constituant ce qu’on nomme le « Definition of Done »).

Scrum implique par ailleurs la tenue d’une réunion quotidienne de 15 minutes maximum : le Daily Scrum, qui se tient le plus souvent debout (on parle pour cette raison parfois de Daily standup).

Un peu avant la fin du sprint, toutes les parties prenantes (l’équipe, mais aussi le client final) se réunissent lors d’une Sprint Review (ou revue de sprint), pour inspecter les résultats obtenus jusqu’alors et procéder aux adaptations nécessaires.

Enfin, une rétrospective clôture le sprint, l’objectif étant de tirer un bilan sur tous les aspects du sprint (outils, relations entre les membres, ce qui fonctionne et ce qui fonctionne moins…) et de construire un plan d’action pour inclure des améliorations dans le prochain cycle de sprint.

2. Les avantages du framework Scrum

Chez Wemanity, nous adoptons une vision agnostique de l’agilité, en sélectionnant les frameworks en fonction de leur pertinence pour chaque projet (voire en mixant les approches Scrum et Kanban à travers le Scrumban). Si nous soutenons entre autres la méthodologie agile Scrum, c’est avant tout pour ses résultats en termes de productivité, mais aussi pour ses vertus au niveau de l’équipe, du management et du partage des tâches. Le framework présente enfin l’avantage d’être personnalisable comme l’indique les spécialistes des méthodes agiles.

Une méthode de gestion de projet efficace

Historiquement, c’est la méthode Waterfall, reposant sur un fonctionnement en cascade (étape par étape) qui était utilisée dans la gestion de projets IT. Le framework Scrum se distingue de cette méthode rigide et peu adaptable par le cadre dynamique, souple et rythmé qu’il permet d’instaurer.

Dans la catégorie des méthodes agiles, Scrum conduit à un découpage du projet en sprints. Pour l’avancement des sprints, il faut éviter les activités chronophages et dresser une liste des résultats visibles. Les difficultés sont réglées au fur et à mesure, les écarts sont corrigés dès que possible, les fonctionnalités sont délivrées de façon régulière comme indiqué dans le plan d’action préétabli.

L’entreprise gagne donc en productivité, mais aussi en satisfaction client, puisqu’il s’agit de travailler dans une logique d’amélioration continue.

Des équipes Scrum engagées

Dans le framework Scrum, chaque membre de l’équipe sait ce qu’il a à faire, pourquoi il doit le faire, tout en restant relativement libre dans sa façon d’atteindre les objectifs fixés lors de chaque réunion. Le principe de transparence conduit quant à lui à une meilleure communication au sein de l’équipe, que ce soit le chef (Scrum master), le product owner ou les développeurs.

Pour Michael, la méthodologie Scrum constitue un véritable atout pour l’équipe :

« La cohésion qui se crée au sein d’une équipe qui pratique Scrum depuis quelques mois est impressionnante. On observe un niveau d’engagement de plus en plus élevé pour l’entreprise, pour le projet ou pour le produit sur lequel elle travaille. Scrum signifie mêlée et sur le terrain, on comprend bien la métaphore : les membres de l’équipe avancent vraiment ensemble dans un même but. La confiance se développe aussi avec le client, auquel l’équipe présente son travail. Cela crée de la fierté. »

Un framework utilisable par tous et adaptable

Contrairement aux idées reçues, Scrum n’est pas réservé aux équipes informatiques. Quentin Caputi, qui l’a implémenté dans une équipe design et une équipe marketing en adaptant les livrables, apprécie particulièrement son caractère personnalisable :

« Scrum est une base à adapter et enrichir. On peut choisir la durée des sprints ou l’heure du Daily Meeting. On peut jouer avec les contraintes et intégrer l’écosystème extérieur, en prévoyant une coordination avec un fournisseur ou une autre équipe. »

Cerise sur le gâteau : Scrum se révèle être une méthode de gestion de projets facile à implémenter. « Il y a des réunions imposées et des rôles clairement définis qui rendent la méthodologie facile à comprendre”, précise Michael.” La simplicité de mise en place est, elle aussi, un avantage. »

3. Comment implémenter Scrum dans son organisation ?

Si certaines entreprises pratiquent le Scrum à l’échelle en s’appuyant sur le Scrum@Scale, c’est-à-dire en faisant travailler plusieurs équipes agiles ensemble, il est tout à fait possible de démarrer avec une seule équipe projet. Voici nos conseils en matière de planification pour une première expérience réussie.

Bien composer sa Scrum Team

Il convient d’être particulièrement attentif au choix du Product Owner et du Scrum Master.
Le rôle de Product Owner est attribué en général à une personne qui sait interagir avec le client et qui possède une bonne vision de ce qu’est la valeur ajoutée.

« On peut confier le rôle de Product Owner à d’anciens project managers, qui justifient très souvent des qualités indispensables. Il peut aussi s’agir d’un profil business ou d’un analyste. Un Product Owner doit être rigoureux, savoir dessiner le besoin et avoir une tête bien faite », conseille Michael.

Côté Scrum Master, il est généralement recommandé de confier ce rôle à une personne dotée de qualités humaines (empathie, curiosité…) dans la mesure où la fonction implique de favoriser les échanges et parfois de coacher les membres de l’équipe. Quentin considère toutefois que le profil du Scrum Master doit dépendre de la maturité de l’équipe :

« Pour une équipe qui débute, il est préférable de choisir un Scrum Master qui a une connaissance métier. Cela apporte de la crédibilité et favorise l’adhésion au framework. Lorsque l’équipe devient autonome, la fonction est moins chronophage et j’ai constaté que les meilleurs résultats étaient obtenus en désignant un Scrum Master au sein de l’équipe d’exécution. Je fais aussi parfois tourner le rôle au sein de l’équipe, en proposant à chaque sprint cette casquette à un nouveau membre de l’équipe. En tout état de cause, le Scrum Master n’est jamais un sauveur. Scrum reste un travail de groupe, avec un cadre que l’équipe doit s’approprier ».

Amener de la transparence en pratique

Pour nos Scrums Masters, la transparence en Scrum prend diverses formes. Elle est nécessaire pour l’avancement des tâches ainsi que l’atteinte de l’objectif et des exigences du client.

Pour Michael, cela passe d’abord par le fait, au sein de l’équipe, de se dire les choses et d’oser montrer ce qui est fait. En pratique, cela peut être facilité par le passage en revue des points suivants par chaque membre lors du Daily Meeting ou de la mêlée :

• tâches réalisées la veille
• tâches à réaliser le jour même
• difficultés rencontrées
• demande d’aide

L’équipe peut aussi être invitée à exprimer son humeur, via l’exercice agile de la météo d’équipe, également appelée Niko Niko. Des méthodes agiles comme l’utilisation d’un plan, d’une liste ou d’un tableau aide l’équipe à mieux appréhender l’objectif final.

Le management visuel constitue quant à lui une pratique quasi incontournable pour rendre l’information visible par tous selon Quentin :

«  L’équipe doit identifier une source de vérité en termes de progrès, en étant alignée sur le fait que c’est elle qu’il faut consulter et alimenter pour que chacun ait une vue et une conscience en temps réel des avancées de chacun ».

Le cadre de travail et les outils

Pour faciliter les interactions, l’idéal est de permettre à l’équipe d’être rassemblée à un même endroit, sachant qu’en cas de télétravail, de nombreux outils, tels que Slack ou Teams, offrent la possibilité de créer des espaces ou canaux de discussion dédiés.

S’agissant des outils, leur choix doit relever d’une décision de l’équipe. Elle a le choix entre divers éléments. Le tableau réel ou virtuel ainsi que les logiciels de communication et de planification sont parfaitement adaptés à chaque cycle de travail. Il n’est donc pas question pour le Scrum Master de les imposer, mais bel et bien de guider l’équipe dans le processus de définition des outils les plus adaptés, en faisant preuve de pédagogie :

« Il faut que l’équipe mène une réflexion sur la valeur ajoutée », souligne Quentin. « Chacun doit comprendre la valeur ajoutée à utiliser un outil en particulier, pour l’entreprise, pour l’équipe et pour lui-même. Le piège serait qu’un membre utilise un board visuel pour faire du reporting, alors que la valeur ajoutée d’un tel outil pour lui consiste à être moins interrompu dans son travail et à comprendre où en est l’équipe. »

En pratique, les équipes agiles utilisent le plus souvent des tableaux blancs ou des outils ou un logiciel de gestion de projet comme Trello ou Jira. Quel que soit votre choix, l’essentiel est encore une fois que l’information soit partagée par tous, à jour, accessible et visible en permanence pour un meilleur avancement dans la réalisation des objectifs établis lors d’une mêlée.

Manager une équipe Scrum

Par définition, une équipe Scrum fonctionne de façon autonome. Pour autant, Michael estime que le manager fonctionnel a un rôle à jouer vis-à-vis de l’équipe : « Le sujet n’est pas vraiment évoqué dans le Guide Scrum, mais c’est essentiel en pratique. Selon moi, le manager doit participer à la création de la vision de l’équipe. Il doit aussi suivre la productivité sans être dans la contrainte, par exemple en assistant à la revue de sprint. Bien sûr, l’équipe doit être autonome et le manager lâcher du lest, mais cela se fait dans le temps, grâce à un jeu comme le delegation poker ».

Quentin met quant à lui en garde sur la posture du manager : « Il faut faire attention aux vieux réflexes. Un daily standup n’est pas une opportunité de contrôler. En Scrum, il ne faut pas se limiter aux événements, qui ne sont que la partie visible de l’iceberg. Il faut un vrai alignement entre les intentions et la valeur ajoutée des actions mises en place ».

La méthodologie Scrum, même si elle constitue un cadre facile à mettre en place, implique donc, avant d’être implémentée, une réflexion en profondeur sur la culture d’entreprise, et la capacité de l’organisation à transformer ses pratiques, notamment RH et dans le service mangement. Elle ne constitue par ailleurs qu’une méthode parmi d’autres, d’où l’intérêt pour chaque organisation de faire ses premiers pas dans la transformation en développant une culture agile. Les méthodes de management sans chef peuvent en effet s’avérer compliquées.

L’absence d’un guide ne doit cependant pas être un obstacle. La sélection des bonnes méthodologies lors d’un cycle de réflexion est nécessaire. Dressez une liste des éléments et autres points pour la réalisation de la demande du client. Un tableau ou un plan présentant les différentes fonctionnalités à réaliser doit aussi être proposé au product owner. Ensemble, les développeurs utiliseront le bon élément (logiciel ou autre) pour mener le travail à bien.

Pour aller plus loin, découvrez dans cet article comment former vos équipes à l’agilité.

Une fois un bon plan de développement établi, les équipes agiles travailleront plus vite. La méthode Scrum est facilement applicable pour l’obtention de résultats très appréciables.

En résumé :