Nous participons à de nombreuses réunions, sans toujours savoir quelle est notre contribution. Nous nous en plaignons fréquemment. Et si nous changions cela ? Et si, en utilisant l’un des sept outils proposés dans ce troisième article sur les réunions, nous changions les choses ? Qu’est ce qui vous empêche d’en tester un maintenant ? Mon agenda est full, je suis en réunion de 9h à 18h, avec en plus une réunion plateau repas. Je n’ai plus le temps de travailler, qu’est ce que je peux faire ?
Nous pensons souvent que les seuls responsables sont les autres. Pourtant, nous sommes, nous aussi, complices de ces réunions trop nombreuses qui n’en finissent jamais. Voyons pourquoi.
1. Exercer votre pouvoir de dire non
Je suis invité à plusieurs réunions, suis-je obligé d’y aller ? Oui, vous avez le droit de dire non. Tout n’est pas de votre responsabilité.
Comment choisir :
- Boycottez les réunions qui n’ont pas d’ordre du jour. Bon, pour être sympa, demandez à l’organisateur de le communiquer s’il l’a oublié.
- Dans l’ordre du jour, si rien ne vous concerne, expliquez-le à l’organisateur lors de votre refus.
- Il s’agit d’une réunion de présentation, demandez le support à l’organisateur ; cela devrait suffire.
- Tout le monde est invité ? Selon le type de réunion, proposez à vos collègues de nommer un porte-parole. Parlez-en à l’organisateur.
- Je suis invité dans le but de rester informé. Refusez et demandez un compte rendu.
- Fuyez les réunions plateau repas : on y mange mal, voir on n’y mange pas, ou alors on mange et on ne parle pas. Difficile de parler la bouche pleine. À la fin, ces réunions n’aboutissent à rien de bien concret. Mieux vaut prendre le temps d’une pause, qui en plus aérera votre esprit et vous rendra plus efficace pour le reste de la journée.
- Pour faire votre choix final, faites vos priorités. Vous pouvez par exemple utiliser la méthode MoSCoW :
- Must have : ma présence est vitale, je dois y aller.
- Should have : ma présence est essentielle, dans la mesure du possible, j’y vais.
- Could have : pour le confort, si cela n’impacte pas mes autres priorités, promis, j’y vais.
- Won’t have : je n’ai rien à faire aujourd’hui, je me paye le luxe de participer à celle-là.
Quoi qu’il en soit, notifiez et justifiez toujours votre refus à l’organisateur. Il pourra peut-être alors ajuster la réunion, son contenu et les participants.
2. Mettre en pratique la loi des 2 pieds
Bon, voilà, vous avez accepté une réunion. L’ordre du jour semblait contenir des sujets qui vous concerne, mais rien ne se passe comme prévu, la réunion dérape sur un autre sujet. Vous pouvez alors utilisez vos pieds pour aller ailleurs faire quelque chose qui a plus de valeur à vos yeux.
La loi dit : “Si tu n’es pas en train d’apprendre, ou bien de contribuer, alors tu peux utiliser tes deux pieds pour aller apprendre, ou contribuer, ailleurs.”
Attention à cette pratique très puissante, mais aussi très mal connue et qui parfois amène de fortes incompréhensions. En tout état de cause, permettez-vous de prendre la parole, d’exprimer votre sentiment qui justifie votre départ de la réunion. Ne claquez pas la porte sans explication. De toute façon si vous restez, vous aller finir par regarder vos messages, vous ne participerez plus à la réunion. Par respect pour l’organisateur, expliquez lui.
3. Participer !
Vous avez accepté la réunion, êtes là, mais ne participez pas. Pour quelle raison ?
Vous n’osez pas, vous avez peur d’être jugé, de dire une bêtise. Ne vous en faites pas, ça arrive à tout le monde. Et puis comment savoir si ce que vous allez dire est vraiment une bêtise ? C’est peut-être ce que vous allez dire qui fera la différence.
Pourquoi venir à une réunion et ne pas participer ? Si vous y êtes, allez-y ! Le sujet vous concerne, avancez vos arguments, ils seront très utiles au dénouement de la réunion. Cela évitera sans doute une nouvelle réunion pour éclaircir les points qui n’auront pas été abordés.
4. Apprendre à dialoguer plutôt que discuter ou débattre
Pendant un débat, chacun expose sa position et la défend. Nous aboutissons alors souvent à un désaccord. Lors d’une discussion, chacun tente de prouver qu’il a raison. Nous échangeons nos arguments de façon conflictuelle pour convaincre les participants dans le but de “remporter la manche”.
Avec le dialogue, la conversation sort du conflit pour collaborer sous forme de dialogue, c’est la transmission du sens entre participants pour gagner ensemble.
Alors dialoguons, étant conscient de nos émotions, de nos points de vue, de nos sentiments et de nos réflexions individuelles, laissons les de côté. Pour cela raisonnons-nous, nous pourrons ensuite les exprimer de façon plus réfléchie, puis ne jugeons pas, nous sommes tous égaux et pouvons tous apporter de bonnes solutions.
Apprenez à jouer avec les deux. Des discussions émergeront des actions, du dialogue de la compréhension et une nouvelle façon de voir les choses. Vous éviterez ainsi les réunions à rallongent où rien n’est décidé et qui aboutiront à une nouvelle réunion.
5. Écouter
L’idée est d’écouter vraiment les participants.
Comment ? En pratiquant l’écoute silencieuse : Orientez-vous vers l’interlocuteur, faites des signes d’acquiescements témoignant votre attention. En silence nous laissons ainsi la possibilité à l’autre d’exprimer ses idées en lui laissant le temps, sans ajouter de stress émotionnel. Nous écoutons alors attentivement, sans jugement ni évaluation.
En pratiquant également l’écoute active, nous indiquons à notre interlocuteur que nous l’avons bien compris. L’écoute active passe par la reformulation et l’utilisation de questions ouvertes. Avec ces deux pratiques, nous laissons l’interlocuteur parler et finir ces phrases que nous soyons d’accord ou non. Il est possible qu’il en sache autant ou plus que nous. En tout cas, nous ne pourrons pas le savoir si nous ne l’écoutons pas.
6. Et si pour une fois, nous fermions vraiment PC et smartphone ?
Ou tout autre objet connecté…
Hum… Je me demande pourquoi ne pas avoir mis ce point en 1er. Peut-être par ce c’est de la redite et que là, ça va quoi ! Mais comme il est en dernier, c’est peut-être le point que vous retiendrez le plus. Désolé donc de le répéter (enfin pas tant que ça), mais c’est vraiment important.
Si nous sommes sur nos smartphones ou PC nous ne sommes pas “présent” en réunion, nous ne sommes pas attentifs. Du coup au moment de prendre la décision nous ne pouvons pas savoir de quoi il est question et rebelote, on recommence les explications et les discussions. Si si, je vous l’assure quand nous sommes absorbés par quelque chose, nous ne savons pas en faire une autre en même temps.
L’effet pervers est que la réunion s’allonge. Personne ne se comprend, personne ne s’écoute. Et une nouvelle réunion aura lieu. C’est un peu comme si vous arriviez en réunion, vous installiez avec votre journal favori et que vous vous mettiez à le lire. Comment réagiriez vous si tout le monde, aux réunions que vous animez, était sur son smartphone ? Quel manque de respect non ? N’avez vous pas pensé de vos managers qui sont en train de traiter leurs affaires pendant votre réunion qu’ils étaient … .
Si le contenu n’est pas pertinent, alors dites le, gentiment à l’organisateur, il pourra sans doute s’adapter. Dans le pire des cas, utilisez la loi des 2 pieds.
7. Pensez à faire un feedback
En fin de réunion, faites un feedback à l’organisateur. Prenez bien garde à toujours formuler vos feedbacks de façon positive.
Et si vous connaissez l’outil « ROTI », proposez à l’assistance d’animer la prise de feedback en quelques minutes.
Sinon, je vous conseille d’aller par là : www.roti.express
Tous ensemble, changeons les réunions
Vous l’aurez compris, il ne s’agit pas que de filtrer les réunions auxquelles nous participons. Nos actions et comportements en réunion ont une influence importante sur la propension à répéter les réunions et à alimenter le cercle vicieux duquel nous voulons sortir. Améliorer nos réunions est donc l’affaire de tous. Tous ensemble, nous pouvons changer les choses.
“La folie, c’est se comporter de la même manière et s’attendre à un résultat différent.”
Albert Einstein
