Bij het toepassen van lean en agile principes om een organisatie te herstructureren, kan het analyseren van value streams krachtige inzichten verschaffen. Het SAFe raamwerk – in het Engels “Scaled Agile Framework” – gebruikt de value stream als één van de kernconcepten bij het “Agile opschalen”. Maar wat is een value stream? Wat is het verschil tussen value streams en processen? Kan een dienst een value stream zijn? Wat is het verschil tussen een operationele value stream en een ontwikkelings value stream? Een goed begrip van deze concepten helpt om maximale waarde uit value streams te halen.
Waarde
Laten we beginnen bij het begin: wat is waarde? Waarde (= value) is alleen waarde als het wordt gewaardeerd. Voor organisaties kan waarde worden gedefinieerd als alles wat de organisatie dichter bij haar doelstellingen brengt. Een voor de hand liggend voorbeeld is de waarde die wordt gecreëerd in de stappen vanaf het moment dat een bestelling binnenkomt tot het ontvangen van de betaling. Maar alles wat bijdraagt tot het doel van de organisatie kan waarde creëren.
Laat de value streams vloeien
Volgens de value stream theorie is een value stream de opeenvolging van activiteiten die een organisatie onderneemt om aan een vraag van een klant te voldoen [1]. Value streams kunnen zich uitstrekken in de richting van zowel vraag als aanbod. Om een value stream te analyseren en/of te beschrijven moet het bereik worden bepaald. Dus waar begint de value stream en waar eindigt hij? Een standaard value stream begint met een verzoek van een klant en eindigt met de betaling; dit wordt “order to cash” genoemd. Afhankelijk van de situatie kunnen deze grenzen (klantaanvraag en betaling) te ruim zijn om in de praktijk toe te passen, of juist te nauw. Stappen van de value stream van een klant aanvullen op de eigen value stream kan helpen om de waardeperceptie vanuit het perspectief van de klant te begrijpen en te verhogen.
Value Stream mapping
Het analyseren en visueel in kaart brengen van een value stream staat bekend als “Value Stream mapping”. Het in kaart brengen van een value stream dient om het verloop binnen een value stream te analyseren en te optimaliseren. Als de grenzen in de analyse te nauw worden genomen, zal slechts een deel van de totale waardeketen worden geoptimaliseerd.
Value Stream segment
Als een value stream een deel is van een grotere value stream, wordt dit een “value stream segment” genoemd. De prestatie van een value stream segment beïnvloedt direct de toegevoegde waarde van de value stream waar het deel van uitmaakt. Voor een value stream segment wordt de stroom (=stream) van de grotere value stream als leidraad gebruikt bij het ontwerpen van de stroom binnen het segment: als dat niet gebeurt, kan dat een nadelig effect hebben op de stroom in ketens voor en/of na het segment.
vb. Als fabrikant van auto-onderdelen is het van vitaal belang om de value stream te verbinden met de value streams van de autofabrikant. Voor de autofabrikant kan een verkeerd afgestemde timing of volgorde van levering van de onderdelen leiden tot vertragingen of voorraadkosten.
In het algemeen helpt het begrijpen van value streams om de stroom hiervan te verbeteren, activiteiten die geen waarde toevoegen te elimineren en de snelheid van de keten te verhogen. Het kiezen van het juiste toepassingsgebied zal helpen om de stroom te optimaliseren vanuit het perspectief van het systeem als geheel.
Types van value streams
Het helpt om te weten of een value stream een faciliterende value stream of een operationele value stream (segment) is. Een operationele value stream is een opeenvolging van activiteiten die direct waarde toevoegen. Een faciliterende value stream levert producten of diensten voor een andere value stream, met als doel de prestatie van de andere value stream te verbeteren.
Faciliterende value stream
Een faciliterende value stream concentreert zich hoofdzakelijk op zijn eigen stroom om de ondersteunende diensten of producten te leveren. De invloed op de operationele value stream is indirect. Uitzonderingen zijn verbeteringen die noodzakelijk zijn voor de operationele value stream om te kunnen blijven functioneren; b.v. een noodreparatie van een systeemcomponent of de lay-out die nodig is voor nieuwe productdocumentatie.
Faciliterende value streams concentreren zich op verbetering, operationele value streams concentreren zich op levering.
Operationele value streams
Operationele value streams kunnen worden onderverdeeld in value streams en ondersteunende value streams. Een kern value stream (Core Value Stream) is de opeenvolging van activiteiten die directe waarde voor de organisatie creëren, zoals “Order to Cash”. Een ondersteunende value stream is de stroom van activiteiten die een kern value stream ondersteunen. Dit zou een interne dienstenleverancier of HR (Hire to Retire) kunnen zijn.
Een onderscheid dat wordt gebruikt in ontwikkelingsactiviteiten zoals productontwikkeling of IT-ontwikkeling is dat value streams worden onderverdeeld in operationele en ontwikkelings value stream. Een ontwikkelings value stream (Development Value Stream) omvat levering streams zoals de ontwikkeling van IT oplossingen ter ondersteuning van de activiteiten in de operationele value stream (Operational Value Stream). Een ontwikkelings value stream is hierbij een type van faciliterende value stream.
DevOps-teams maken gewoonlijk deel uit van zowel de faciliterende value stream als de ontwikkelings value stream. Het is enorm nuttig om deze als afzonderlijke value streams te beschouwen.
Wil je weten wat DevOps precies is? Bekijk dan deze blog.
De verschillende soorten value streams zijn gedefinieerd om de verschillende soorten waarde weer te geven die door deze stromen wordt gecreëerd. In essentie werken deze value streams op dezelfde manier en gelden dezelfde regels. De soorten value streams ontlenen hun naam aan de context. Als leverancier van HR diensten zijn deze diensten de kern value stream. Maar als je naar dezelfde diensten vanuit het perspectief van een productiebedrijf kijkt wat deze diensten inkoopt, maken ze deel uit van een faciliterende value stream.
Organiseren rond value streams: niet zo moeilijk als het lijkt
Als u rond een value stream organiseert, optimaliseert u het team, de processen en instrumenten om waarde te leveren. Dit zal typisch de flow van het werk in de value stream sterk verbeteren en de focus op het leveren van waarde versterken.
Jammer genoeg is er een afweging te maken. De kosten kunnen zwaarder wegen dan de potentiële toegevoegde waarde. Teams die over hun eigen contracten kunnen onderhandelen en hun eigen algemene IT-tools kunnen kopen, kunnen de autonomie en snelheid van de teams verhogen, maar dat brengt ook kosten met zich mee. Er moet een evenwicht worden gevonden tussen het structureren van uw organisatie in lijn met
1) De value streams.
2) De mogelijkheden of competenties.
Het is zinvol om te optimaliseren op kosten als dit weinig impact heeft op de operationele waardecreatie en er veel te winnen is in operationele efficiëntie.
Hoe optimaliseren?
Als je één ding meet, meet dan de kosten van vertraging [2]. Beslissen om te organiseren rond competentie, dienstverlening of value streams impliceert een economische afweging tussen kosten en waarde. Deze afweging kan alleen worden gemaakt als je inzicht hebt in beide. Als de geleverde waarde onduidelijk is, is de enige optie die overblijft het organiseren rond kosten. Een goede methode om waarde te kwantificeren is de kost van vertraging. Organiseren rond value streams verbetert de doorstroming → vermindert de vertraging → verlaagt de cyclustijd van de levering (met behoud of verhoging van de kwaliteit).
Dus als een organisatie niet is geoptimaliseerd op value streams, zal het meer tijd kosten om de dienst of het product te leveren. Is dat slecht? Dat hangt af van de kosten van de vertraging voor de betrokken partijen. In een ziekenhuis is het zinvol om patiënten in wachtkamers te laten wachten voor niet-kritische zorg om op de kosten van medische specialisten te optimaliseren. Daarentegen is het optimaliseren van het aantal beschikbare ambulances tot hun maximale operationele gebruik waarschijnlijk geen goed idee.
Wanneer men beslist om rond een value stream te organiseren, is het zinvol om prioriteiten te stellen, door de value stream te selecteren met de hoogste [huidige kosten van vertraging]/[tijd die nodig is om te reorganiseren] ratio. Het is niet nodig om tot op de euro te rekenen, een relatieve indeling is voldoende voor het bepalen van prioriteiten.
Contextuele informatie
Zoals eerder opgemerkt, kan de economische afweging in het voordeel uitvallen van het organiseren rond een specifieke competentie of dienst in plaats van rond een value stream. Wanneer je hiervoor kiest, moet je een grondige kennis hebben van de structuur van – en de relatie met – bestaande value streams in het bedrijf, zodat je weloverwogen keuzes kunt maken voor het organiseren van de dienst of competentie. In de regel schaadt het optimaliseren van één onderdeel de prestatie van het systeem als geheel. Maar zonder kennis van de context is het optimaliseren van het onderdeel de enige zinvolle optie [3].
Doelgerichte energie
Het houdt niet op bij het afstemmen van prestaties en de economische afwegingen die hierbij moeten worden gemaakt. Weten dat / hoe werk bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen is een belangrijke drijfveer voor de mensen die het werk uitvoeren. Deze bijdrage is het meest duidelijk als het werk is georganiseerd als (onderdeel van) een operationele kern value stream. In gevallen waar mensen werk uitvoeren dat geen deel uitmaakt van een kern value stream, kost het moeite om inzicht te geven in hun bijdrage aan de eindwaarde. Het nalaten hiervan zal echter duur komen te staan.
Deze focus- en motivatie factor is niet zichtbaar wanneer de optimalisatie overweging als een zuiver economische afweging wordt benaderd. Het is echter één van de belangrijkste factoren in prestaties waar mensen bij betrokken zijn. Dus als u twijfelt, organiseer dan rond value streams. De extra kosten zullen worden gecompenseerd door een hogere productiviteit. Wanneer u organiseert rond kosten, verzacht dan de impact van een gebrek aan focus en motivatie door medewerkers inzicht te geven in de impact van hun werk op de waarde voor de organisatie.
Kosten of waarde: het ligt eraan
Inzicht in uw value streams is van onschatbare waarde voor het leveren van meer toegevoegde waarde. Het organiseren rond deze value streams is een evenwichtsoefening tussen het optimaliseren van de kosten en het optimaliseren van toegevoegde waarde. Goede contextgegevens kunnen u helpen te beslissen wanneer het zinvol is om te optimaliseren op kosten, maar onderschat nooit het belang van de kracht van werknemers die weten waar ze voor werken.
[1] Value Stream Mapping, Karen Martin and Mike Osterling
[2] The principles of product development Flow, Reinertsen
[3] Beyond the Goal, E. Goldratt
